Si quieres realizar comunicación a medios para dar a conocer tu empresa y generar visibilidad, además del envío de notas de prensa necesitarás un dossier de prensa. Este material de comunicación, esencial para presentar tu empresa a los medios, resulta muy útil para acompañar la distribución de comunicados de prensa, entregar en eventos y ruedas de prensa, etc. Descubre a continuación qué es un dossier de prensa, para qué sirve, qué contiene y todo lo necesario para prepararlo de una manera profesional.
¿Qué es un dossier de prensa?
Un dossier de prensa es un documento con información sobre tu empresa o institución, así como los productos y servicios que ofrece o las actividades que realiza. Su función es presentar una empresa o institución a los medios y facilitar todos los datos y recursos necesarios para preparar noticias, reportajes, entrevistas y otros contenidos.
Tradicionalmente, el dossier de prensa se entregaba impreso en los eventos con los medios de comunicación. Aunque hoy en día es más habitual elaborar un dossier de prensa digital, que se pueda enviar por correo electrónico o descargar desde la web.
Así mismo, en el pasado solo las grandes empresas o instituciones solían contar con un dossier para los medios. Sin embargo, en la actualidad el uso de este documento se ha extendido a organizaciones de todos los tamaños. Sobre todo si trabajas en una startup, hacer un dossier de prensa puede ser una gran forma de darte a conocer a los medios.
Es posible que te cuestiones cuál es la importancia de un dossier de prensa en los tiempos que corren. Es evidente que cualquiera puede buscar información en Internet de forma fácil y rápida sobre tu empresa o institución. Aunque, como todos sabemos, los periodistas están muy ocupados e Internet no siempre es una fuente fiable. ¿Prefieres que un medio escriba sobre ti a partir de la información que le facilites o de la que encuentre online? Por ejemplo, noticias antiguas, opiniones negativas de clientes…
¿Para qué sirve un dossier de prensa?
El objetivo de un dossier de prensa es ofrecer información sobre una empresa o institución a los periodistas de una manera atractiva pero rigurosa. Esto les permite complementar los datos de las notas de prensa y otros materiales de comunicación para tener una visión más completa y profunda de la organización, qué hace, su público, etc.
En este sentido, preparar un dossier para los medios resulta útil en situaciones como:
- Enviar una nota de prensa: adjúntalo al comunicado que vas a mandar a los medios para ampliar la información sobre la empresa.
- Ruedas de prensa: es habitual que en los eventos con periodistas se entregue un dossier para los medios con los principales datos de la empresa o institución.
- Ferias y eventos: un dossier de prensa también resulta útil si un periodista visita el estand de tu empresa en una feria o evento y desea saber más sobre lo que haces.
- Entrevistas y reportajes: si un medio está interesado en hacer una entrevista o reportaje sobre tu empresa, el dossier de prensa le servirá para documentarse.
- Sala de prensa: puedes ofrecer la descarga del dossier en la sección de medios de tu página web con el fin de aprovechar posibles oportunidades editoriales.
A menudo no se prevé la necesidad de este tipo de materiales hasta que surge un evento para periodistas o una oportunidad interesante, como un artículo o entrevista. Entonces se suele preparar el dossier de prensa a toda prisa, lo cual no es lo más recomendable porque es fácil que contenga errores o no alcance el nivel de calidad que te gustaría.
¿Qué contiene un dossier de prensa?
Preferiblemente, debe ser breve y conciso, a la vez que aporta información detallada, actualizada y rigurosa sobre la empresa o institución.
Por lo general, es suficiente con unas diez páginas de texto. Es importante que esté redactado en estilo periodístico: ten presente que no es un documento de marketing, sino de comunicación. Por lo tanto, el objetivo es ofrecer información, no publicidad.
La estructura de un dossier de prensa suele incluir los siguientes apartados:
- Portada con el logotipo de la empresa o institución.
- Índice del documento para facilitar la búsqueda de la información.
- Introducción general a la organización, su actividad y ámbito territorial.
- Visión, misión, valores y filosofía corporativa.
- Cronología y principales hitos de la evolución de la empresa o institución.
- Descripción de los productos y servicios o actividades que realiza.
- Datos básicos como número de empleados, sedes, facturación, etc.
- Biografía del portavoz o principal directivo de la empresa.
- Contacto de prensa para ampliar la información.
En ocasiones, también se incluyen apartados dedicados a alianzas con otras entidades, iniciativas medioambientales, etc. Sin embargo, no es conveniente extenderse demasiado ni añadir secciones sin interés informativo. Piensa que el dossier de prensa es una herramienta de trabajo para los periodistas, por lo tanto deben poder encontrar fácilmente los datos que necesitan, en lugar de tener que separar el grano de la paja.
¿Cómo hacerlo?
A la hora de elaborar un dossier de prensa, conviene tener presente que se trata de un documento que se actualizará periódicamente, a medida que la empresa evolucione. De modo que es aconsejable trabajar con un formato que permita hacer cambios fácilmente.
La forma habitual de trabajar en agencias de comunicación, departamentos de marketing y gabinetes de prensa es partir de una plantilla de dossier de prensa en formato de texto, que luego se convierte a PDF para imprimir, enviar a periodistas o subir a la web.
No obstante, al tratarse de un documento de comunicación, es importante que transmita una buena imagen corporativa. Para ello puedes incluir algunas fotografías, logotipos y recursos gráficos, e incluso maquetarlo como si fuera un catálogo o folleto. También puedes llevarlo a una imprenta para producir una tirada limitada de buena calidad, si tienes previsto repartir el dossier de prensa en una feria o evento con periodistas.
Eso sí, asegúrate de que puedas hacer cambios fácilmente en el contenido, porque si alguna información está desactualizada, ya no te servirá para enviar a los medios.
No confundir con…
Si no estás familiarizado con la terminología de la comunicación a medios, es fácil confundir el dossier de prensa con otros materiales que tienen otra finalidad, como:
- Nota de prensa: más breve que un dossier, se centra en una noticia o novedad. Incluye información de la empresa o institución, pero menos detallada.
- Folleto o catálogo: es una presentación comercial de la empresa o institución, dirigida a clientes, proveedores, socios, etc. pero no pensada para periodistas.
- Presentación corporativa: se trata de un documento que se suele usar en eventos o reuniones, por ejemplo para presentar la empresa a inversores.
- Kit de prensa: es el conjunto de materiales de comunicación a medios de una empresa o institución, que incluye las notas de prensa, dossier de prensa, biografías de los portavoces o directivos, imágenes para los medios, etc.
Si quieres ver ejemplos de dossier de prensa, echa un vistazo a las salas de prensa de empresas como Nestlé o instituciones como Correos, que te servirán de inspiración.
Foto portada: Office of the President, Taiwan, Government Website Open Information Announcement; foto interior Austin Distel, unsplash.com.
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