Qué es un comunicado de prensa y cómo redactarlo y enviarlo

Aunque tiene más de un siglo de historia, el comunicado de prensa sigue siendo una herramienta de comunicación muy relevante. Su objetivo principal no ha variado: informar a los medios de hechos noticiosos de una forma clara, concisa y profesional.

Sin embargo, actualmente el impacto de los comunicados de prensa va más allá de conseguir publicaciones en los medios. Como se publican en medios en línea, mejoran la visibilidad de una marca al aparecer en los resultados de los motores de búsqueda y las respuestas generadas por las herramientas de inteligencia artificial, cada vez más usadas.

Por eso, seguir los pasos que podrás ver a continuación para redactar y enviar un comunicado de prensa puede contribuir a mejorar la visibilidad y reputación de tu marca.

Qué es un comunicado de prensa y para qué sirve

Un comunicado de prensa es un texto informativo que emite una empresa, organización o institución para comunicar noticias relevantes a los medios de comunicación. Se redacta con un enfoque periodístico para captar la atención de los redactores, editores o periodistas especializados y lograr que difundan la información en sus contenidos.

La función principal del comunicado de prensa es facilitar la difusión de información veraz y oportuna, lo que proporciona los beneficios que puedes ver a continuación.

Visibilidad mediática

Un comunicado de prensa permite llegar a públicos amplios a través de los medios tradicionales (radio, prensa, TV) y los medios digitales. Si la noticia resulta de interés, se suele compartir en diferentes portales, blogs o redes sociales, lo que amplifica su alcance.

Refuerzo de la reputación

Salir en los medios fortalece la reputación y autoridad de la marca, mejora la percepción por parte del público y genera confianza entre los clientes, inversores y otros públicos. Además, llama la atención de otros periodistas que pueden publicar noticias en el futuro.

Diferenciación de la competencia

Las marcas que aparecen en los medios son mucho más visibles y accesibles para el público, lo que supone un elemento de distinción respecto a los competidores. Esto puede marcar la diferencia a la hora de solicitar un presupuesto o elegir entre varias opciones.

Apoyo a las acciones de marketing

Aunque un comunicado de prensa NO es publicidad, su difusión puede contribuir a apoyar otras acciones publicitarias o de marketing de contenidos en el marco de campañas más amplias dirigidas a las redes sociales, bloggers, influencers y otros canales digitales.

Mejora del posicionamiento

Cuando un comunicado de prensa se publica en medios digitales de prestigio, genera enlaces y menciones que refuerzan el posicionamiento de la marca en los buscadores. Estas fuentes también pueden aparecer en las respuestas generadas por herramientas de inteligencia artificial, que cada vez tienen más peso en las búsquedas de los usuarios.

«Aunque un comunicado de prensa NO es publicidad, su difusión puede contribuir a apoyar otras acciones publicitarias o de marketing de contenidos en el marco de campañas más amplias dirigidas a las redes sociales, bloggers, influencers y otros canales digitales«.

Historia y evolución del comunicado de prensa

El comunicado de prensa nace a principios del siglo XIX con la aparición de la prensa de masas. Uno de los pioneros fue el estadounidense Ivy Lee, quien en 1906 comenzó a enviar declaraciones escritas a la prensa con el objetivo de facilitar la comunicación entre empresas y periodistas. Con el paso del tiempo, la necesidad de distribuir comunicados de forma rápida y masiva llevó al desarrollo de servicios especializados. El también norteamericano Herbert Muschel fue el primero en empezar a ofrecer un servicio profesional de pago para la distribución de comunicados de prensa a una amplia red de medios y periodistas. Este servicio, que más tarde se conocería como PR Newswire, sentó las bases de las actuales plataformas de envío de comunicados de prensa.

En los primeros años, los comunicados se transmitían mediante teletipos, un sistema electrónico que permitía enviar mensajes escritos a redacciones de todo el país. Más adelante, las agencias y departamentos de comunicación comenzaron a usar el fax para distribuir los comunicados, lo que aumentó la velocidad y el alcance de la difusión.

La llegada del correo electrónico revolucionó completamente el proceso de distribución de comunicados de prensa, al permitir realizar envíos masivos de forma instantánea, a costes mucho más reducidos y con la posibilidad de adjuntar contenido multimedia.

En la última década, con la expansión de internet, han surgido plataformas de envío de comunicados de prensa que agilizan y simplifican aún más este proceso. La automatización e integración con sistemas CRM y herramientas de e-mail marketing permiten realizar envíos y hacer el seguimiento de un modo más eficiente y estratégico.

También han surgido nuevas tendencias que redefinen la forma y funcionalidad de los comunicados de prensa. El auge de otros tipos de comunicadores, como los bloggers e influencers, ha obligado a replantear cómo se difunden y redactan los comunicados de prensa, que incorporan más elementos multimedia como infografías o microvídeos. Los comunicados interactivos, pensados para este fin, permiten incluir enlaces, botones, contenido expandible y elementos visuales que enriquecen la experiencia del receptor.

Más recientemente, la inteligencia artificial generativa ha facilitado la personalización de los mensajes para adaptarlos a las diferentes audiencias y canales. Al mismo tiempo, ha hecho que aparecer en medios de prestigio sea especialmente importante para que una marca figure en las respuestas a las consultas que realizan los usuarios mediante la IA.

A pesar de esta evolución, la esencia del comunicado de prensa no ha variado: ofrecer información de interés para que los medios de comunicación la difundan a su audiencia.

«Más recientemente, la inteligencia artificial generativa ha facilitado la personalización de los mensajes para adaptarlos a las diferentes audiencias y canales. Al mismo tiempo, ha hecho que aparecer en medios de prestigio sea especialmente importante para que una marca figure en las respuestas a las consultas que realizan los usuarios mediante la IA».

Tipos de comunicados de prensa y a quién se envían

Los comunicados de prensa pueden abarcar una gran variedad de temas, siempre teniendo presente que debe tratarse de un hecho noticioso para conseguir que los medios se hagan eco de este. Entre los principales tipos de comunicados de prensa que se envían figuran:

• Lanzamientos: se centran en anunciar nuevas empresas, productos, servicios o campañas. Es importante evitar un tono excesivamente publicitario.
• Eventos: informan sobre eventos como presentaciones, ruedas de prensa y encuentros con medios, o la participación de las empresas en ferias y conferencias.
• Gestión de crisis: estos comunicados establecen la postura o respuesta oficial de una organización ante incidentes, controversias o temas especialmente sensibles.
• Cambios internos: notifican movimientos relevantes en las empresas, como nombramientos, fusiones adquisiciones, reestructuraciones, nuevas aperturas, etc.
• Logros y reconocimientos: destacan hitos importantes como premios, alianzas estratégicas, casos de éxito, certificaciones, aniversarios y otros acontecimientos.
• Comunicados financieros: abordan resultados trimestrales, previsiones de crecimiento, salidas a bolsa u otra información relevante para los mercados.
• Asuntos regulatorios: informan sobre aprobaciones de las autoridades, cambios normativos, certificaciones o asuntos relacionados con la legislación.
• Responsabilidad social corporativa: anuncian acciones, políticas o logros relacionados con los compromisos ambientales, sociales o de gobernanza (ASG).
• Colaboraciones y acuerdos: informan de alianzas, integraciones tecnológicas, patrocinios u otros tipos de cooperación con empresas, entidades o instituciones.

Cada tipo de comunicado tiene un objetivo específico, por lo que adaptar el tono, el formato y el canal de distribución según su naturaleza resulta fundamental para lograr una cobertura efectiva y alineada con la estrategia de comunicación. Además, hay que tener en cuenta a qué perfiles de medios en concreto se dirige el comunicado de prensa.

Los principales tipos de medios son:

• Medios generalistas: prensa, radio, televisión y medios digitales de información que llegan a un público amplio en términos geográficos y temáticos. Normalmente, solo publican noticias de actualidad o de interés general.
• Medios especializados: están enfocados en sectores concretos (como tecnología, salud, educación, finanzas, sostenibilidad…). Su audiencia es más reducida, pero resultan esenciales para los ámbitos verticales o los temas más técnicos.
• Medios locales o regionales: son especialmente importantes para los negocios locales, aunque con una estrategia de segmentación geográfica de los comunicados de prensa también pueden reforzar la difusión de mensajes globales.
• Medios internacionales: son adecuados en caso de noticias con proyección global, alianzas estratégicas o lanzamientos en varios mercados. La forma más habitual de llegar a ellos es a través de sus corresponsales o colaboradores locales.
• Medios económicos y financieros: son el principal destino para la difusión de los comunicados que abordan resultados empresariales, previsiones de mercado, rondas de financiación, fusiones o movimientos en bolsa, entre otros aspectos.
• Medios institucionales y sectoriales: esta categoría incluye las publicaciones asociativas, revistas académicas, medios de cámaras de comercio o boletines institucionales. Aunque su difusión es menor, ofrecen una visibilidad valiosa en el seno de comunidades profesionales, sectoriales o técnicas especializadas.
• Otros medios y comunicadores: en esta categoría se incluyen analistas, bloggers, influencers y perfiles de redes sociales, boletines confidenciales y otros formatos que en los últimos años han ido ganando terreno en el ámbito de la comunicación.

Aunque actualmente es muy fácil enviar comunicados de prensa a bases de datos de decenas de miles de destinatarios, es aconsejable segmentar el envío para que llegue únicamente a los medios realmente interesados y así lograr una cobertura más efectiva.

«Cada tipo de comunicado tiene un objetivo específico, por lo que adaptar el tono, el formato y el canal de distribución según su naturaleza resulta fundamental para lograr una cobertura efectiva y alineada con la estrategia de comunicación. Además, hay que tener en cuenta a qué perfiles de medios en concreto se dirige el comunicado de prensa».

Cómo redactar un comunicado de prensa paso a paso

Redactar un comunicado de prensa exige precisión, objetividad y una estructura clara y reconocible para los medios. A continuación puedes ver cómo hacerlo correctamente.

Estructura ideal de un comunicado

1. Titular impactante: debe resumir la noticia de forma clara y captar la atención al instante. Hay que evitar fórmulas vagas o titulares que inducen a confusión.
2. Lead informativo: es el primer párrafo, que contiene las respuestas esenciales a las 6 preguntas: qué ocurre, quién lo protagoniza, cuándo, dónde, cómo y por qué.
3. Cuerpo del texto: desarrolla los detalles de la noticia, aporta contexto e incluye cifras relevantes o datos de interés para dar mayor profundidad al comunicado.
4. Cita de un portavoz: se suelen incluir citas y declaraciones en los comunicados de prensa para añadir un punto de vista oficial que refuerce el mensaje.
5. Acerca de: en la parte final del comunicado de prensa suele haber un pequeño párrafo informativo con información básica de la empresa o entidad que lo emite.
6. Datos de contacto: es fundamental añadir el contacto de prensa al que pueden dirigirse los periodistas para enviar preguntas o solicitar información o materiales.

¿Qué extensión debe tener un comunicado de prensa? Lo recomendable es que cuente con entre 300 y 600 palabras. Debe ser lo bastante breve para leerse en pocos minutos, pero suficientemente completo como para incluir toda la información esencial. También tiene que contar con una estructura clara que facilite la lectura en diagonal y permita localizar rápidamente los datos o fragmentos más relevantes para los periodistas. En cualquier caso, no es necesario incluir toda la información en el comunicado de prensa: los detalles adicionales o menos relevantes pueden adjuntarse en ficheros o compartirse con enlaces.

El tono del comunicado de prensa debe ser profesional y objetivo. Tiene que sonar como si lo hubiera escrito un periodista, no un publicista. Es fundamental evitar las frases excesivamente promocionales, el lenguaje grandilocuente o las afirmaciones sin respaldo, ya que pueden provocar que los periodistas descarten de manera inmediata la noticia.

Cómo enviar un comunicado de prensa y conseguir cobertura

Una vez redactado el comunicado, llega el momento de distribuirlo. No se trata de reunir una lista de correos electrónicos de periodistas lo más extensa posible y enviarla a todos. Además de infringir las leyes de protección de datos, estos envíos masivos no funcionan. Por el contrario, elegir una estrategia de envío adecuada y segmentar a los destinatarios puede marcar la diferencia entre que tu comunicado sea publicado… o vaya a la papelera.

Existen distintas formas de enviar un comunicado de prensa, y la elección depende a menudo de los recursos disponibles y el alcance deseado. La manera más directa es a través de contactos propios con medios y periodistas, con los que ya tengamos una relación o a quienes contactemos con ese fin. Este enfoque permite una comunicación más personalizada y suele obtener mejor tasa de respuesta si el contenido es relevante.

También se puede optar por realizar envíos por correo electrónico a bases de datos de periodistas disponibles en el mercado, siempre que hayan dado su consentimiento para recibir información. Esta vía permite un contacto directo con los periodistas aunque no les hayamos contactado previamente, si bien los listados suelen estar saturados de envíos.

Otra opción es recurrir a una agencia de comunicación o relaciones públicas, que se encarga de gestionar las relaciones de las empresas con los medios. Estas agencias cuentan con experiencia, contactos propios y conocimientos estratégicos que permiten maximizar la repercusión del comunicado, aunque sus servicios tienen un coste elevado.

Además, podemos publicar el comunicado en los canales propios de la empresa, como la sala de prensa del sitio web, el blog corporativo o las redes sociales. Esto refuerza la difusión, aunque en ningún caso garantiza que el comunicado llegue a los medios.

Por último, están las plataformas especializadas en distribución de comunicados de prensa. Este tipo de servicios disponen de bases de datos especializadas que permiten llegar a miles de medios en diferentes regiones o sectores, sin necesidad de contactos previos. También cuentan con herramientas que facilitan la preparación y distribución del comunicado de prensa. Son muy útiles para empresas o instituciones que necesitan enviar un comunicado de prensa, pero no tienen un equipo de comunicación ni una agencia.

El trabajo no acaba tras el envío de un comunicado de prensa. Es recomendable realizar un seguimiento con los medios para confirmar que han recibido la información y ofrecer material adicional que pueda enriquecer su cobertura, como imágenes en alta resolución, declaraciones ampliadas, datos de contexto o contactos para entrevistas. El seguimiento no implica acosar al periodista con llamadas y mensajes, sino que se trata de intentar facilitar su trabajo para incrementar las posibilidades de publicación sin generar rechazo.

La forma más efectiva de hacerlo es mediante un mensaje breve y profesional, ya sea por correo electrónico o por teléfono, agradeciendo su atención y poniéndonos a su disposición para resolver cualquier duda o aportar más detalles. Es vital ser respetuoso con los tiempos y criterios editoriales de cada medio, y evitar insistir en exceso. Un buen seguimiento no solo mejora la visibilidad del comunicado, sino que también ayuda a fortalecer las relaciones con los periodistas a largo plazo para futuras oportunidades.

Las publicaciones que se generan tras el envío de un comunicado de prensa se recopilan en un documento conocido como clipping de medios. Este informe agrupa todas las apariciones relacionadas con el comunicado en prensa escrita, radio, televisión y medios digitales, proporcionando una visión clara del alcance obtenido. El clipping es clave para evaluar el impacto del comunicado de prensa, medir su eficacia y justificar la inversión en comunicación. Puede hacerse de forma manual, revisando periódicos, sitios web y cadenas de radio y televisión, aunque es probable que se omitan algunas publicaciones.

Por eso, muchas empresas recurren a servicios especializados de clipping que utilizan tecnología avanzada para monitorizar automáticamente una gran cantidad de fuentes, incluidos medios online y redes sociales. Ofrecen informes precisos, detallados y en tiempo real que facilitan la toma de decisiones y la planificación de futuras estrategias.

La mejor forma de enviar un comunicado de prensa

Las plataformas especializadas como sprai.io son una gran ayuda para las empresas y los profesionales de la comunicación que quieren optimizar el envío y seguimiento de comunicados de prensa. sprai ofrece acceso a una base de datos siempre actualizada con más de 20.000 periodistas, bloggers e influencers de España, México y Andorra.

Esta base de datos se revisa continuamente para garantizar contactos de calidad y ofrece información personalizada sobre sus intereses temáticos, zona geográfica e idioma, a fin de facilitar la segmentación. Además, gracias a su sistema de inteligencia artificial, sprai analiza el contenido de cada comunicado de prensa para seleccionar automáticamente a los contactos relevantes y permite añadir contactos propios de forma segura y privada.

El servicio de sprai incluye la revisión de los comunicados de prensa por parte de expertos en comunicación antes del envío para maximizar su difusión e impacto. La distribución se gestiona desde una plataforma muy fácil de usar que permite programar los envíos, recibir alertas en tiempo real cuando un periodista muestra interés y hacer un seguimiento detallado mediante estadísticas y gráficos detallados sobre aperturas y clics. Además, es posible enviar un mensaje a los periodistas que han mostrado interés para ofrecernos a ampliar la información o consultar si tienen previsto publicar la noticia.

sprai también monitoriza más de 100.000 medios online para controlar las publicaciones generadas y elaborar informes de clipping. Todo esto convierte a sprai en una herramienta integral que ahorra tiempo, mejora la efectividad y facilita la gestión completa del envío de un comunicado de prensa adaptado a las necesidades de comunicación actuales.

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