Si vas a organizar una rueda de prensa o un encuentro con los medios, o tienes previsto atender a periodistas en el stand de tu empresa en una feria, necesitarás preparar un kit de prensa. Esta herramienta es un básico de la comunicación a los medios, ya que reúne toda la información sobre la empresa, producto o servicio que quieres dar a conocer y que van a necesitar los periodistas para darle cobertura a tu novedad. Por eso te vamos a contar cómo hacer un kit de prensa, qué debe incluir y la mejor forma de presentarlo.
¿Qué es un kit de prensa?
Un kit de prensa, también conocido como press kit o media kit, es una herramienta fundamental en las relaciones públicas de una marca. Se trata de una recopilación de toda la información relevante que los medios de comunicación necesitan para informar sobre tu empresa o algún producto, servicio o novedad que hayas lanzado. En esencia, es una presentación completa y estructurada de la identidad y los logros de tu marca, diseñada para facilitar la labor de los periodistas y agilizar la cobertura mediática.
Si te preguntas para qué sirve un kit de prensa en una época en la que podemos acceder a toda la información que necesitamos con un clic, debes saber que sus objetivos son:
- Facilitar el trabajo a los periodistas.
- Agilizar el acceso a la información.
- Garantizar la exactitud de los datos.
- Obtener una cobertura mediática más completa.
- Construir relaciones duraderas con los medios.
En este sentido, es habitual pensar que un kit de prensa solo resulta necesario para las grandes empresas. Sin embargo, también resulta recomendable para el lanzamiento de startups, entidades o proyectos que quieran transmitir lo que hacen a los medios.
Y es que hacer un kit de prensa correctamente elaborado puede abrir la puerta a lograr oportunidades de cobertura mediática, entrevistas, artículos y otras colaboraciones que permitirán que tu empresa, institución u organización sea noticia en los medios.
¿Qué debe contener un kit de prensa?
La clave para crear un kit de prensa efectivo es que contenga toda la información y materiales que pueden necesitar los medios para hablar de tu empresa, entidad o proyecto. Esta información debe estar bien organizada y actualizada, además de presentarse en un formato que permita hacer cambios y adaptaciones con facilidad.
A continuación encontrarás una lista de los materiales que incluye un kit de prensa.
Dossier de prensa
Como ya hablamos en otro artículo, el dossier de prensa es un documento que contiene la información básica sobre la empresa: historia, misión, visión, valores, equipo directivo, productos y servicios, datos financieros, premios y reconocimientos obtenidos, etc. Es el primer documento que los periodistas consultarán para hacerse una idea de lo que haces, así como para buscar los datos que van a incluir en sus contenidos.
Notas de prensa
Es recomendable incluir en el kit de medios una selección de notas de prensa de la empresa, que pueden ser las más recientes o las que estén más relacionadas con la novedad que quieras dar a conocer. Al preparar una nota de prensa para incluir en el dossier, asegúrate de que el contenido sea conciso, informativo y fácil de entender.
Biografías de los directivos
Además de la información de la empresa y las últimas novedades, los periodistas que consulten tu kit de prensa querrán saber quién está al frente de la misma. Para ello, deben incluir biografías de los directivos o portavoces de la empresa, con el nombre y cargo que desempeñan, un resumen de su trayectoria profesional y una fotografía.
Fotografías y vídeos
En un press kit completo tampoco puede faltar material gráfico de alta resolución para acompañar la información. Además de fotografías de calidad de las instalaciones de la empresa, portavoces, productos y servicios, también puedes incluir el logotipo de la empresa, imágenes de eventos y vídeos corporativos relevantes para los medios.
Información de producto
Aunque lo más importante a la hora de elaborar un kit de prensa es incluir toda la información corporativa indicada anteriormente, en función del uso que vayas a darle también puede ser adecuado añadir información de productos o servicios. A poder ser de forma resumida, por ejemplo, una ficha de producto o un folleto o catálogo breve.
Testimonios y casos de éxito
Para reforzar la credibilidad de la información del kit de prensa, también puedes incluir casos de éxito de proyectos realizados por tu empresa, así como citas o comentarios de clientes satisfechos, reseñas de productos, certificaciones, premios o cualquier otro reconocimiento recibido que respalde la credibilidad, prestigio y calidad de tu marca.
Contacto de prensa
No olvides mostrar, de forma bien visible en el dossier de prensa y, a ser posible, en cada uno de los materiales, la información actualizada del departamento o la persona de contacto a la que deben dirigirse los medios de comunicación. Indica números de teléfono, direcciones de correo electrónico y enlaces a tus perfiles en redes sociales. Incluso puedes adjuntar la tarjeta de visita del responsable de prensa o portavoz.
Otros contenidos
En algunos casos también puede ser interesante incluir en el dossier de prensa una muestra de producto, especialmente en el caso de lanzamientos o presentaciones de novedades. Cuando el kit de prensa se entrega en un encuentro presencial con los medios, como una rueda de prensa o feria, es habitual añadir asimismo material de merchandising (bolígrafo, libreta o bloc de notas, etc.) e incluso un pequeño obsequio.
¿Cómo hacer un kit de prensa?
El formato tradicional de un kit de prensa consiste en una carpeta personalizada con el logotipo de la empresa, en la que se colocan todos los materiales anteriormente indicados y se entrega en mano o se envía por correo o mensajería a los periodistas.
Sin embargo, especialmente en el caso de las ferias y eventos con medios, muchas marcas optan por diferenciarse con un kit de prensa original. Por ejemplo, presentándolo en una caja o estuche, con materiales totalmente reciclados o ecológicos, o haciendo que esté personalizado para cada uno de los periodistas o medios a los que se hace entrega.
En cualquier caso, aunque siempre hay sitio para la creatividad, es importante asegurarse de que todos los materiales del kit de prensa sean: fáciles de replicar, para poder generar más ejemplares cuando sea necesario; fáciles de modificar, para poder actualizar o cambiar la información que contienen cada vez que sea necesario; y fáciles de producir, para responder con agilidad a las solicitudes que lleguen de los medios.
En este sentido, cada vez han ido ganando más peso los kits de prensa digitales, que se entregan en un soporte de almacenamiento (como un CD o una memoria USB) o se suben a Internet para poder compartirlos fácilmente mediante un enlace. En estos casos, a menudo puede realizar la misma función la sala de prensa corporativa, siempre que incluya los materiales que hemos indicado para el dossier de prensa de la empresa.
¿Quieres que tu empresa salga en los medios? Empieza por enviar notas de prensa.
