Cómo generar el interés de las agencias de noticias

Hablamos con tres periodistas para conocer sus intereses a la hora de conformar la agenda informativa y cómo obtener más impacto con nuestros comunicados

Cuando redactamos una nota de prensa pensamos sobre todo como impactará en los medios de comunicación, pero hay otro tipo de destinatarios que normalmente no tenemos tan presente y que pueden jugar un papel fundamental en la difusión de nuestro comunicado: Cómo generar el interés de las agencias de noticias. Se trata de organizaciones que se dedican principalmente a la obtención y elaboración de todo tipo de infor­mación para su posterior venta y distribución.

Los clientes de estas agencias son los medios de comunicación, que pagan en función de los servicios recibidos –noticias en formato texto, fotografías, videos o infografías–, o mensualmente en forma de abono por los servicios pactados –información nacional, internacional, servicio gráfico, etc.–. Esto significa que si conseguimos que una agencia de noticias cubra uno de nuestros eventos o se interese por el tema de nuestra nota de prensa hay muchas posibilidades que los medios se hagan eco.

En el Estado español hay varias agencias de noticias, la mayoría de ellas generalistas, es decir que cubren todas las temáticas (política, economía, deportes, sociedad, cultura, moda, etc.), y además cuentan con toda clase de medios abonados (radios, televisiones, revistas, diarios…). Pueden ser públicas o privadas y, según el área geográfica que cubran, se clasifican en regionales (pueblos, provincias, comunidades autónomas), nacionales o internacionales.

¿Qué agencias deberíamos conocer?

Una de las agencias más destacadas y extensas en nuestro país es EFE, un servicio de noticias público financiado por el gobierno español. Aunque tiene la sede central en Madrid, cuenta con delegaciones en todas las comunidades autónomas y hasta con corresponsales en el extranjero. Una agencia parecida, en este caso privada, es Europa Press, también con sede en Madrid y con presencia en las diferentes comunidades. Servimedia es otro ejemplo de agencia privada de ámbito nacional, más reducida, que pertenece a la ONCE y está especializada en informaciones de carácter social.

También es interesante mencionar que muchas comunidades autónomas cuentan con sus propias agencias de noticias, ya sean públicas o privadas. Algunos ejemplos son la Agència Catalana de Notícies (ACN), en Cataluña, un servicio público de noticias con la sede central en Barcelona; la Axencia Galega de Noticias (AGN), que forma parte del Grupo El Progreso y tiene la sede central en Santiago de Compostela; la Agencia de Noticias de Castilla y León (ICAL), del Grupo Promecal, con sede central en Valladolid; Agencia Aragonesa de Noticias (Aragón Press), que pertenece al Grupo Aragón Digital y tiene la sede central en Zaragoza; y la Agencia Canaria de Noticias y Audiovisuales (ACFI Press), con sede en Las Palmas y Tenerife, entre otras.

Además, en ciudades como Madrid y Barcelona, encontramos representadas a las grandes agencias internacionales, como Reuters, Associated Press y France Presse, donde cuentan con una pequeña delegación o bien un corresponsal. En su caso, la agenda de prioridades informativas versa sobre todo sobre temas políticos y económicos y está ligada a la actividad del gobierno y temas globales. En rara ocasión, se centran en temas locales a no ser que el interés periodístico sobrepase su ámbito geográfico original.

¿Qué temas les interesan y como comunicarlos?

Como hemos visto, en nuestro país hay diferentes agencias de noticias generalistas que se interesan por varios temas y cubren diferentes territorios. Aun así, la realidad es que de todos los comunicados que reciben solo acaban publicándose un 10%. ¿Cuáles son los intereses de los periodistas de agencias a la hora de conformar su agenda informativa? ¿Qué elementos en los comunicados hacen que se fijen en una información y la difundan? ¿Cuándo es mejor enviar una nota de prensa? Contestamos estas preguntas con la ayuda de tres periodistas de agencias de noticias diferentes. ¡Esperamos que sea de utilidad!

Brevedad y claridad

Cada mañana estos profesionales se encuentran entre 50 y 80 correos nuevos para abrir y a lo largo del día reciben de media unos 30 correos la hora. Por eso lo que más valoran en un comunicado es que sea breve, claro y directo. “No podemos dedicar mucho tiempo a cada uno de ellos, por eso que haya poco texto y sea claro es fundamental. Si se trata de una convocatoria de prensa, es muy importante que el día, la hora y el lugar se vean claramente”, dice Violeta Gumà, jefa de la sección de cultura de la ACN. En relación con esto, desde la delegación de Cataluña de Europa Press comentan que la ambigüedad es lo que más dificulta su trabajo. Por ejemplo, que el titular parezca una cosa que no es o que se esconda la noticia en medio del texto. “En una nota de prensa es imprescindible que queden claros tres datos: quién informa, cuál es la noticia (justificarla mínimamente; por ejemplo si se habla de una encuesta añadir la ficha técnica) y un nombre con un teléfono (directo) para aclarar dudas”, exponen.

Que haya poco texto y sea claro es fundamental en los comunicados de prensa. No podemos dedicar mucho tiempo a cada uno de ellos.

La importancia del sujeto y el título

El asunto del correo electrónico es clave, ya que a veces puede determinar que los periodistas abran o no el mensaje. “Es importante que ponga si se trata de una nota de prensa o de una convocatoria y después que contenga el título del comunicado”, opina Gumà. A veces frases como “urgente”, “muy importante”, “esto te interesa” o “por su publicación inmediata” no son positivos y pueden provocar el efecto contrario. El segundo elemento determinante es el título. “Este tiene que ser informativo y no insinuar: la cantidad de comunicados y actos que recibimos hacen que necesitemos un título concreto; si no lo es, el periodista se ve obligado a leer el texto, y a veces no es posible”, comentan desde Europa Press.

El sujeto y el título, junto con el primer párrafo de la nota, son pues elementos que determinarán en muchas ocasiones si el tema es noticiable y merece publicarse, por tanto hay que asegurarse que contienen la información más relevante –las 6W (quién, qué, dónde, cuando, cómo, porqué)–,  y que la exponemos de forma breve y clara.

Tema novedoso

La relevancia informativa, la novedad y la veracidad son algunos de los criterios que los periodistas siguen para escoger un tema de publicación. “Tenemos en cuenta quién convoca, el tipo de evento que quiere comunicar y la importancia del tema –dice Gumà–. En el caso de las notas de prensa, publicamos la información si ésta es relevante, noticiable, inédita o sorprendente y siempre que podamos confirmar y verificarla.

Como a agencia, nos tomamos muy en serio el rigor de las informaciones que publicamos”. Aunque el contenido sea lo más importante, no hay que descuidar la forma. Como ya hemos comentado en las convocatorias de prensa es importante que el lugar, la hora y el motivo estén en un lugar visible. En el caso de las notas de prensa también es importante que la imagen este cuidada y contribuya a dar claridad y rigurosidad a la información.

Se trata de facilitar la lectura y el trabajo de los periodistas, que se distinga bien el título del cuerpo de la nota, que haya títulos entremedio, que aparezca la fecha y el lugar de envío, que incluya materiales gráficos –como imágenes para descargar–, links que puedan ser de interés para conocer mejor el remitente, que no haya faltas o espacios en blanco, etc. Todo esto contribuye a la imagen de la empresa y puede influir a la hora de decantarse por un tema u otro.

Publicamos la información si ésta es relevante, noticiable, inédita o sorprendente y siempre que podamos confirmar y verificarla.

Mejores días y horas

El día y la hora más adecuados para mandar un comunicado es un tema complejo, ya que depende de muchas variables. Para empezar, no todas las semanas son iguales, hay algunas con mucho ajetreo y otras más tranquilas. También el horario de los periodistas y sus agendas no es siempre el mismo. Y depende del tipo de comunicado que queramos mandar, algunos son de actualidad inmediata y otros son más atemporales. Por eso, uno de los factores clave es mandar la nota o la convocatoria con tiempo, para que los periodistas se puedan organizar. Pero, como ellos mismos comentan, nunca pueden asegurar 100% que irán a cubrir un acto, ya que en el último momento puede surgir otro más relevante y romper sus previsiones.

Por lo general, siempre es mejor mandar los comunicados entre semana y en horario laboral. Normalmente se recomienda hacerlo entre martes y jueves, pero según opinan los periodistas, los lunes y los viernes también son buenos días. “Son más tranquilos. Los lunes el buzón no está muy lleno porque durante el fin de semana no acostumbran a mandarnos mucha cosa. Y el viernes la gente cree que ya no está a tiempo”, expone Irene Dalmases, redactora de cultura de la Agencia EFE. “El peor día suele ser el jueves, ya que se acumulan muchas convocatorias y actos por cubrir”.

La mejor franja horaria es por la mañana, antes de las 12h, ya que es cuando deciden en su gran mayoría los temas que van a cubrir y desarrollar durante el día. El mediodía en cambio, es uno de los peores momentos porqué se suelen concentrar todas las ruedas de prensa o entrevistas. “El volumen informativo crece mucho y tenemos que priorizar y descartar informaciones para dar prioridad a las más relevantes”, expone Dalmases.

A primera hora de la mañana acostumbra a ser más tranquilo. En el mediodía el volumen informativo crece mucho y tenemos que priorizar y descartar informaciones.

Errores frecuentes que hay que evitar

A parte de las sugerencias para mejorar el impacto de nuestros comunicados en las agencias de noticias, los periodistas también hacen referencia a algunos errores que se cometen con frecuencia, que en muchas ocasiones pueden perjudicarnos, y que son fáciles de evitar. Os los exponemos a continuación:

• Confusión en los datos de la convocatoria. Una de las cosas más importantes a la hora de redactar una convocatoria de prensa es poner el lugar, la hora y el motivo en un sitio visible y claro. Hay que evitar errores en los datos o ambigüedades que puedan llevar a confusión, ya que esto puede convertirse en el motivo de una escasa asistencia a nuestro acto.

• Mandar publicidad encubierta. Cuando redactamos nuestro comunicado hay que tener claro que los destinatarios son periodistas, en ningún caso clientes o usuarios de nuestra empresa o servicio. Enviar publicidad, aunque sea de manera encubierta, puede provocar que en otra ocasión ya no tengan en cuenta un comunicado con este remitente.
• Enviar la misma nota dos veces. Es muy recomendable hacer una buena selección de los destinatarios, para no incluir periodistas que no estén interesados en nuestro tema, y sobre todo evitar enviar dos veces la misma nota de prensa. Se puede hacer un recordatorio, pero mandar el mismo comunicado de nuevo suele ser contraproducente.