¿Por qué usar un servicio de envío de notas de prensa? Tradicionalmente, el envío de notas de prensa era una actividad reservada a las empresas e instituciones lo suficientemente grandes como para contar con un departamento de comunicación propio o contratar los servicios de una agencia de comunicación. Sin embargo, la aparición de los servicios de envío de notas de prensa en los últimos años ha democratizado esta actividad. Ha puesto la posibilidad de llegar a los periodistas y salir en los medios al alcance de muchos otros públicos como las pequeñas y medianas empresas, emprendedores, asociaciones, entidades sin ánimo de lucro, etc.
Sin embargo, esta no es la única ventaja de trabajar con un servicio de envío de notas de prensa. Como veremos a continuación, estas plataformas no solamente facilitan el trabajo, sino que también aumentan las posibilidades de éxito y evitan riesgos legales. Estas son las principales razones por las que deberías usar una herramienta de este tipo.
Accede a la mejor base de datos con un servicio de envío de notas de prensa
Hace unas décadas, el panorama mediático era limitado y estable e incluso existían publicaciones con una lista de todos los medios existentes y los datos de contacto de los periodistas. La aparición de Internet lo ha cambiado todo, y hoy en día el panorama de medios es tan amplio y volátil que resulta casi imposible estar al día.
Trabajar con una base de datos de medios propia como antaño no es viable, porque constantemente aparecen y desaparecen nuevos medios, cambian los redactores y periodistas y se incorporan otros actores como los bloggers o los influencers. Solo un servicio especializado en el envío de notas de prensa puede ofrecerte una base de datos completa y actualizada, con todos los comunicadores que te interesan de tu sector.
Así te aseguras de trabajar siempre con los contactos más actualizados y te evitas la farragosa tarea de actualizar constantemente la base de datos con todos los cambios.
Para segmentar correctamente el envío
Una de las quejas habituales de los periodistas es que reciben muchas notas de prensa que no tienen relación con su ámbito de trabajo o geográfico. Esto se debe a que las bases de datos de periodistas tradicionales no permiten una segmentación adecuada de los destinatarios, por lo que a menudo se acaba enviando la nota a todos los contactos.
Los mejores servicios de envío de notas de prensa permiten una selección inteligente de los destinatarios. Puedes filtrarlos por temática, tipo de medio, comunidad autónoma, ciudad, etc. En algunos casos, como el de sprai, la inteligencia artificial te sugiere los receptores más relevantes según el tema de la nota y también puedes añadir tus propios contactos. De esta forma, te aseguras de que la reciban los destinatarios más adecuados.
Para preparar y programar la difusión
Enviar una nota de prensa por correo electrónico no es una opción cuando estamos hablando de cientos o miles de destinatarios. Además del riesgo de infringir las leyes de protección de datos, los programas de correo electrónico no están preparados para gestionar grandes volúmenes de envíos masivos. Lo más fácil es que se colapsen al procesar el envío, aparte de que los filtros de spam pueden marcar tu e-mail como remitente sospechoso de mandar correo basura y bloquear tus mensajes.
Con un servicio de envío de notas de prensa profesional, puedes preparar tu envío y programarlo para que se difunda el mejor día y a la mejor hora para enviar notas de prensa. Los envíos se realizan mediante una herramienta de e-mail marketing que segmenta los mensajes por grupos de direcciones y los manda en pequeños bloques para asegurar que salen en el momento deseado y llegan sin problema a tus destinatarios. Y, lo más importante, la segmentación de la base de datos de medios y periodistas contribuye de manera decisiva a acertar en la elección de los periodistas los cuales, por su campo de trabajo, interés geográfico e idioma, estarán interesados en la información que se les manda, al menos potencialmente.
Envia tus nota de prensa adjuntando imágenes y materiales
Otro problema del envío de notas de prensa por correo electrónico es que, si adjuntas imágenes, PDF y otros materiales, el tamaño del mensaje puede ser considerable. Esto dificulta tanto su envío como su recepción, al consumir un importante tráfico de red. La solución suele ser reducir el número de adjuntos y la resolución de los mismos, pero esto no es adecuado por ejemplo para los medios impresos que requieren alta definición.
En un buen servicio de envío de notas de prensa, puedes adjuntar todas las imágenes y otros materiales que desees, en la calidad que quieras. Los archivos se suben a una nube y en el envío se incluye una vista previa que ocupa poco espacio. Si un periodista quiere acceder a la imagen o material, solo debe hacer clic para bajarla.
Para no vulnerar la protección de datos
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y otras normativas de privacidad que se han aprobado en los últimos años restringen considerablemente la posibilidad de enviar mensajes y correos electrónicos.
El uso de un servicio de envío de notas de prensa que se precie te ahorra cualquier tipo de contratiempo en este sentido y tener que determinar si puedes o no mandar notas de prensa a medios que has encontrado on line y que ni tan solo sabes si tienen los datos de contacto actualizados.
Para hacer seguimiento en tiempo real
En el pasado, unas horas después de enviar una nota de prensa, había que llamar a los periodistas de la lista de distribución para preguntarles si la habían recibido y si iban a publicar la información. Esto ya no resulta viable en el complejo y dinámico panorama mediático que tenemos en la actualidad. Además, este tipo de seguimiento de medios genera un rechazo creciente entre los periodistas porque lo consideran molesto.
La alternativa es un sistema de seguimiento de envíos en tiempo real donde accediendo a la cuenta de la plataforma de envíos puedas ver a qué contactos se ha enviado tu nota de prensa, cuáles de ellos la han abierto e incluso si han descargado los materiales adjuntos o han clicado algún enlace. Puedes ver las estadísticas generales del envío y los detalles de la actividad de cada destinatario. En lugar de llamar, puedes mandar un mensaje personal a los contactos que desees ofreciéndoles más información para cubrir la noticia. Y, por supuesto, si lo consideras necesario, también tienes acceso a su teléfono para llamarles.
Para tener asesoramiento profesional
Como decíamos al principio, no todas las empresas y profesionales pueden permitirse disponer de un departamento de comunicación o una agencia de comunicación para asesorarles y diseñar la estrategia más adecuada para su relación con los medios. Sin embargo, con el servicio profesional de una plataforma de envío de notas de prensa puedes acceder a un asesoramiento personalizado que te guía en aspectos como la segmentación de los destinatarios como del formato y contenido del comunicado.
Revisan tu nota de prensa para asegurarse de que cumple los requisitos necesarios o incluso pueden escribir una nota de prensa profesional para ti. También te sugieren el día y hora más propicios para enviarla, así como los destinatarios relevantes para optimizar la difusión del comunicado y aumentar las posibilidades de publicación. Además, pueden ofrecerte un servicio clipping y monitorización para detectar las publicaciones y menciones de tu marca en los medios de comunicación y las plataformas sociales. ¡Averigua qué dicen de tu empresa!
Solicita información sin compromiso para enviar tu nota de prensa con sprai aquí.
