Hacer una convocatoria de prensa es una de las tareas más delicadas para cualquier responsable de comunicación de una empresa, agencia o institución. Si la convocatoria a los medios sale bien, vendrán muchos periodistas y serás noticia en medios de calidad; pero si la convocatoria fracasa… ¡entonces te encontrarás con una sala prácticamente vacía! De modo que, si necesitas enviar una convocatoria de prensa y quieres asegurarte de que tendrá éxito, a continuación encontrarás respuesta a las preguntas más habituales.
¿Qué es una convocatoria de prensa?
Una convocatoria de prensa es una invitación que se envía a los medios para informarles de la celebración de una rueda de prensa, una presentación o cualquier otro evento de empresa o institucional. El objetivo de enviar una convocatoria a los medios es lograr la presencia del mayor número de periodistas posible para transmitirles un determinado mensaje. A su vez, esto se traducirá en cobertura posterior en los medios, ya que los periodistas siempre suelen publicar algo sobre los eventos a los que asisten.
Sin embargo, con el paso de los años, convocar una rueda de prensa o cualquier otro evento similar y lograr que asista un número suficiente de medios es cada vez más difícil. Las plantillas de los medios se reducen progresivamente, los periodistas están muy ocupados y los eventos virtuales (como las videoconferencias) han sustituido a muchas de las convocatorias presenciales que se hacían antes de manera rutinaria.
La buena noticia es que, al haber menos convocatorias de prensa, si la gestionas bien y consigues despertar el interés de los medios, puedes conseguir una cobertura más extensa y profunda que la que genera el envío de una nota de prensa.
¿Cuándo hacer una convocatoria de medios?
Antes de decidir el envío de una convocatoria de prensa, plantéate estas tres preguntas:
- ¿La noticia, evento o información que quieres presentar es suficientemente atractiva para despertar el interés de los periodistas?
- ¿La asistencia presencial ofrecerá algún aliciente adicional a los medios que justifique el tiempo y esfuerzo dedicado al desplazamiento?
- ¿El formato o contenido del evento será adecuado desde el punto de vista informativo?
Por ejemplo: puede surgir la idea de invitar a los medios a la celebración del aniversario de tu empresa o institución para que se hagan eco de ello; pero si no tienes previsto un evento específico para ellos o no tienen la oportunidad de entrevistar al presidente o algún alto cargo, es posible que no les compense asistir. De modo similar, si el objetivo de la rueda de prensa es explicar básicamente lo mismo que contiene la nota de prensa que enviarás luego a los medios, seguramente muchos de ellos lo consideren una pérdida de tiempo.
¿Cómo redactar una convocatoria de prensa?
Preparar una convocatoria de prensa es similar a redactar una nota de prensa, aunque con algunas diferencias. Principalmente, debe incluir los siguientes elementos:
- Logotipo de la empresa o institución
- Titular atractivo que despierte el interés por el evento
- Breve explicación sobre el asunto a tratar en la convocatoria
- Información sobre quién organiza el evento, agenda y asistentes
- Datos prácticos sobre la ubicación, fecha y hora del evento
- Solicitud de confirmación de asistencia y contacto para hacerlo
¡Ojo, no se trata de contarlo todo! Es decir, si vamos a presentar un estudio, podemos adelantar algunos datos llamativos, pero no compartiremos toda la información; eso dará un aliciente a los medios para asistir y poder acceder a la información completa.
En total, un modelo de convocatoria de prensa ideal no debería ocupar más de una página. Mira este ejemplo de convocatoria de prensa para ver cómo sería el formato. Muy importante: asegúrate de que queda claro que se trata de una convocatoria de medios desde el primer momento; que la información esté clara y sea correcta; y que la necesidad de confirmar la asistencia y el modo de hacerlo destaquen adecuadamente.
¿Cuándo enviar una convocatoria de prensa?
Es recomendable enviar la convocatoria de medios con suficiente antelación, si es posible un par de semanas antes de la fecha del evento. Ten en cuenta que, a diferencia de una nota de prensa, una convocatoria que requiera asistencia debe ser aprobada por el redactor jefe o responsable del área del medio, que será quien designe al periodista o equipo que se desplazará al evento. Esto puede requerir unos días, ya que este tipo de decisiones se toman en los consejos de redacción que se celebran al inicio de la semana.
De todas formas, el día antes de la celebración del evento es recomendable enviar un recordatorio a todos los asistentes que han confirmado para mayor seguridad. Por desgracia, las agendas de los periodistas cambian a cada minuto, y es habitual que algunos de los medios que confirmaron asistencia no vengan finalmente, así como que se presente sin avisar algún periodista que no había confirmado su participación.
¿Qué elementos de logística debemos tener en cuenta?
Si es la primera vez que organizas un encuentro con prensa, además de todo lo que hemos visto hasta ahora en relación con la convocatoria, conviene tener en cuenta algunos aspectos fundamentales relativos para organizar un evento con medios:
Las características del espacio
Que además de tener unas dimensiones adecuadas para albergar cómodamente tanto a los periodistas como a los que van a intervenir; a poder ser, debe incorporar también un sistema de audio para que las radios y televisiones puedan conectar el sonido (este dispositivo en cuestión se llama rack de prensa y es imprescindible para una convocatoria profesional).
Un guión del acto
Que incluya, minutado, el desarrollo del evento y el turno de palabras de los participantes. Además, el guion debe reflejar también el protocolo a seguir en el caso de contar con la presencia de autoridades.
El formato de los materiales informativos del kit de prensa
A entregar a los periodistas, cuyo formato debe adaptarse a las necesidades de los diferentes medios que acudirán al acto. Por ejemplo, debemos proporcionar imágenes de vídeo para las televisiones, declaraciones en audio para las radios, y fotos en buena resolución para la prensa escrita y digital.
La lista de los periodistas y medios confirmados
Es imprescindible contar con ella para informar al cliente u organizador del acto de quién vendrá y también para comprobar que, efectivamente, han asistido los periodistas esperados. Es frecuente que no vengan algunos que habían confirmado su asistencia porque les haya surgido un tema prioritario e incluso que se presenten algunos no previstos.
Diligencia y amabilidad
No es parte de la logística pero como si lo fuera. El responsable del evento debe llevar a cabo su tarea de manera eficaz y resolutiva y estar siempre atento a las necesidades de los periodistas que acudan al acto. Esto incluye atender sus peticiones de información, de entrevistas o cualquier otra necesidad que les pueda surgir para dar una cobertura adecuada al acto.
¿Cómo enviar una convocatoria de prensa y hacer el seguimiento?
Las convocatorias de medios se envían por correo electrónico. Si se trata de un evento formal o exclusivo (por ejemplo, una acción con influencers) puedes mandar también una invitación en papel por correo postal o mensajero, pero lo habitual es el e-mail.
En este sentido, la plataforma de sprai te facilita mucho el envío de convocatorias de prensa, en todos los pasos del proceso:
- En primer lugar, puedes usar nuestra plantilla de convocatoria de prensa, que te ayudará a preparar la invitación sin dejarte nada.
- A continuación, debes seleccionar a qué contactos vas a enviar tu convocatoria de prensa entre nuestra completa base de datos de más de 15.000 medios, periodistas, bloggers e influencers. Puedes buscar por sector, tipo de medio o ubicación, para asegurarte de invitar a los contactos más relevantes.
- El siguiente paso es programar el envío de la convocatoria de prensa en la fecha y hora que desees (recomendamos hacerlo a principios de semana para que entre en la agenda de los medios).
- Una vez enviada la convocatoria de prensa, puedes ver al momento quién la ha abierto y quién ha hecho clic en el mensaje para monitorizar el impacto que está teniendo.
- Al lado de la ficha de cada contacto incluido en tu envío, tienes un desplegable que te permite escoger entre tres opciones ‘Pendiente contactar’, ‘Contactado’ y ‘Pendiente respuesta’. También puedes añadir comentarios propios en la ficha de cada periodista. Esto facilita realizar el seguimiento sin necesidad de crear un documento aparte.
- Desde la propia plataforma, también puedes reenviar la convocatoria solicitando confirmación a los medios que todavía no hayan respondido. Además, si dispones del plan Premium, puedes ver los datos de contacto de todos los periodistas de tu convocatoria, hayan respondido o no, para llamarles o enviarles un mensaje personalizado con el fin de que confirmen si asistirán.
También es importante llamar
Respecto a si llamar o no, en el caso de una convocatoria, es aconsejable sí hacerlo, principalmente a aquellos medios que quieres que vengan, pero también a los que pienses que el tema les puede interesar. El objetivo final es tener una lista de periodistas confirmados para el acto, pero de esas llamadas también pueden surgir oportunidades de cobertura informativa en medios que no puedan asistir (por ejemplo con una entrevista).
Y, por supuesto, después de celebrar tu rueda de prensa, acto o evento con los medios, también podrás usar nuestro servicio de envío de notas de prensa para hacer llegar la información a los demás periodistas que no hayan podido asistir a la convocatoria.
¿Hay algo importante que nos hayamos dejado? ¿Tienes algún matiz que hacer? ¡Adelante! ¡Lo esperamos con impaciencia!
