En el mundo de la comunicación corporativa, las empresas y agencias buscan cada vez más soluciones efectivas para distribuir sus notas de prensa. Tradicionalmente, este proceso se llevaba a cabo por correo electrónico, pero en los últimos años han surgido plataformas especializadas que facilitan y optimizan la distribución de los comunicados.
Entre los servicios para enviar notas de prensa más destacados en el mercado hispanohablante están Comunicae y sprai. A pesar de que ambas plataformas tienen un funcionamiento similar, existen algunas diferencias importantes a tener en cuenta. En esta comparativa, veremos el funcionamiento, ventajas y desventajas de estas dos plataformas para ayudarte a elegir el mejor servicio para la distribución de tus comunicados de prensa.
¿Qué es un servicio de envío de notas de prensa?
Los servicios de envío de notas de prensa son plataformas en línea que permiten a los departamentos de marketing de las empresas, agencias de comunicación o gabinetes de relaciones públicas distribuir sus comunicados de forma organizada y automatizada. Estas plataformas proporcionan acceso a bases de datos de medios de comunicación y periodistas, además de simplificar el envío al enviar los mensajes de forma automatizada a los destinatarios.
El principal propósito de estos servicios es facilitar la distribución de los comunicados de prensa, al permitir al usuario acceder a una completa base de datos, segmentar los destinatarios, programar los envíos y hacer un seguimiento de los resultados. En algunos casos, incluyen otras funcionalidades como adjuntar materiales adicionales con enlaces, interacción directa con los destinatarios o recopilación de publicaciones en un clipping.
El origen de los servicios de envíos de notas de prensa se remonta a 1954, cuando Herbert Muschel creó la firma PR Newswire en Nueva York para ayudar a las empresas a enviar de forma electrónica sus comunicados de prensa a los medios de comunicación. En un principio se usaba el teletipo, pero este sistema evolucionó con la llegada del fax y luego del correo electrónico. Hoy en día, existen diversas plataformas que han adaptado este modelo a las necesidades actuales, entre ellas las mencionadas Comunicae y sprai.
Ventajas de usar una plataforma de distribución de notas de prensa
Una de las principales ventajas de utilizar plataformas especializadas para el envío de notas de prensa es que te proporcionan acceso a una base de datos actualizada de periodistas y medios de comunicación. Esto evita la necesidad de mantener una base de datos propia, lo que reduce mucho el tiempo y el esfuerzo de gestión. Además, muchas de estas plataformas permiten segmentar los envíos por sector o área de interés y territorios lo que incrementa la probabilidad de que el comunicado llegue al periodista adecuado, en lugar de realizar envíos masivos a toda la base de datos como se hacía en los primeros tiempos.
Otra ventaja es que las plataformas suelen encargarse de la gestión del envío de manera automatizada. Esto significa que, una vez que subes el comunicado, eliges a los destinatarios y programas el envío, la plataforma se ocupa de enviar los mensajes en los horarios establecidos. Esta manera de trabajar también ayuda a evitar los filtros de spam, al distribuir los correos de manera escalonada para asegurar una mejor tasa de entrega.
Además, estas plataformas suelen estar integradas con servicios de almacenamiento en la nube, lo que permite adjuntar archivos de gran tamaño sin saturar el correo electrónico de los destinatarios. Los periodistas interesados pueden descargar los materiales adjuntos haciendo clic en los enlaces correspondientes, en lugar de recibir grandes ficheros.
Por último, muchas de estas plataformas incluyen herramientas para realizar un seguimiento del envío, lo que permite ver qué periodistas han recibido, abierto o interactuado con el comunicado. En algunos casos, incluso se puede contactar directamente con el periodista para facilitarle información adicional. También hay servicios que incluyen un clipping o recopilación de las publicaciones. Esto simplifica el proceso de seguimiento y ayuda a medir los resultados de las acciones de comunicación.
Cómo funciona sprai para enviar notas de prensa
sprai es una plataforma de envío de notas de prensa relativamente joven, pues se creó en 2018 de la mano de dos profesionales con una larga trayectoria en el mundo de la comunicación y la tecnología. Su enfoque se basa en el uso de las tecnologías más avanzadas, como la inteligencia artificial, no solamente para facilitar el envío de notas de prensa, sino también para optimizar la gestión de las relaciones con los medios. Al principio, la plataforma de sprai centró su actividad en España y Andorra, aunque recientemente han desembarcado en México y tienen planes para seguir implantándose en otros mercados internacionales.
Cuentan con una plataforma que permite subir el comunicado de prensa, adjuntar los materiales, seleccionar los destinatarios y programar el envío. Una de las principales ventajas de sprai es que permite una relación más directa con los medios y los periodistas. Por un lado, mientras preparas el envío, puedes seleccionar a los destinatarios individualmente en función del medio y el cargo que ejercen, incluso con la posibilidad de consultar el nombre y apellidos del periodista.
Esto ofrece un mayor control sobre a quién se envía el comunicado, a lo que se suma la posibilidad de añadir contactos propios para complementar la base de datos de la plataforma, que actualmente incluye a más de 20.000 periodistas y bloggers. Además, ofrece la opción de realizar envíos en varios idiomas, como el español, catalán e inglés, lo que resulta útil para las empresas o agencias que desean relacionarse con medios en diferentes comunidades autónomas del país o dirigirse a periodistas internacionales. La plataforma permite también subir tu nota de prensa, sin haber contratado un plan, de manera que puedes ver a cuántos medios y periodistas llegará tu envío y valorar así qué plan te conviene más y también comprobar su funcionamiento.
sprai utiliza la Inteligencia Artificial para realizar la segmentación temática de todos sus envíos, la cual cosa garantiza una selección adequada de los periodistas receptores de las notas de prensa. Además, apuesta por la microsegmentación y tiene su base de datos ordenada en cerca de 300 campos temáticos y diferentes niveles territoriales que van desde el más amplio -el país- hasta el más pequeño -el municipio-. Además también segmenta los periodistas por idioma.
Por otro lado, una vez realizado el envío, sprai permite realizar un seguimiento en tiempo real de los destinatarios que han abierto el correo o bien, de alguna manera, han mostrado su interés en la noticia y hace posible ponerse en contacto con ellos con el fin ofrecerles más información, entrevistas, etc, o también de reenviar la nota. Ello puede realizarse a través de la misma plataforma o bien utilizando los datos de contacto que se facilitan al usuario, como el teléfono o el correo electrónico. Esto facilita mucho el seguimiento posterior, así como el aprovechamiento de las oportunidades de salir en los medios.
En cuanto a la posibilidad de poder contar con publicaciones aseguradas en blogs de noticias, sprai no apuesta por esta fórmula. Lo que sí hace es, para que las notas de prensa tengan el mayor impacto posible, revisarlas antes de su envío por parte de un equipo experto de periodistas que redactan un informe personalizado con recomendaciones para asegurar que el contenido sea noticiable y pueda tener eco en los medios de comunicación a los que se dirige. También dispone de un servicio de redacción de notas de prensa.
sprai cuenta también con un servicio de monitorización de medios y clipping que se puede contratar de manera complementaria y permite recoger las publicaciones obtenidas en un dossier. Para ello, revisan miles de publicaciones de papel y digitales de España -también canales de radio y televisión- y otros tantos periódicos digitales en más de un centenar de países de todo el mundo. Ello puede ser interesante para empresas que quieran tener un mayor control de su presencia y reputación online o bien agencias de comunicación que quieran un servicio más integral. En el resto de los casos, se puede hacer un clipping a partir de la función de seguimiento de los envíos, que da pistas sobre los medios interesados en la noticia, y complementarla con búsquedas online.
Los precios de sprai cuentan con packs de envíos que van desde los 110 € hasta los 470 € (precios sin IVA), dependiendo de las características y el número de envíos que desee realizar el usuario así como la posibilidad de enviar más de una nota de prensa con el mismo pack contratado. También ofrece planes anuales para agencias y empresas que necesiten realizar envíos de manera regular.
Cómo funciona Comunicae para enviar notas de prensa
Desde su creación en 2012, Comunicae se ha convertido en una de las plataformas más conocidas en España para la distribución de notas de prensa. Sus tres fundadores procedían del mundo de los medios de comunicación y vieron una oportunidad en la adaptación a nuestro país del modelo que ya funcionaba con éxito en el mercado anglosajón. Con oficinas en Barcelona y Madrid, esta plataforma ha expandido su alcance a nivel internacional, ofreciendo la posibilidad de enviar comunicados a México, Colombia, Perú y Chile aparte de España.
Comunicae cuenta con una base de datos formada por más de 17.000 destinatarios y una plataforma que es uno de los referentes del sector. Permite subir notas de prensa de cualquier temática, adjuntar imágenes y vídeos y programar su distribución a los medios.
Una de sus grandes ventajas es que garantiza la publicación en algunos medios asociados. En función del plan que elijas, tu nota de prensa saldrá publicada en medios asociados, además de, en función de la tarifa, incluirse en los servicios de comunicados de prensa de Agencia EFE y Europa Press. Las notas son revisadas antes de su distribución y también puedes contratar la redacción del comunicado por parte de un periodista profesional. También cuenta con un ‘asistente de redacción’ que funciona con Inteligencia Artificial y que te proporcionar un borrador de la nota de prensa.
Otro de sus puntos fuertes es que su servicio incluye un informe gratuito que detalla las menciones obtenidas tras el envío del comunicado. Se trata de una lista de los enlaces de los sitios que han publicado la nota de prensa, acompañada de otra información de interés como el impacto y el contravalor publicitario.
Sin embargo, Comunicae también presenta algunas limitaciones. Por ejemplo, no permite seleccionar destinatarios individuales, sino que los usuarios deben segmentar sus comunicados en función de categorías generales sin saber exactamente a qué medio o periodista llegará la nota. Esto limita la personalización y precisión de los envíos. No te proporciona estadísticas de los envíos ni tampoco los contactos de los periodistas.
Por otro lado, las publicaciones garantizadas no siempre se publican en medios de calidad. A excepción de las agencias de noticias incluidas en el pack elegido y de algunos diarios digitales más o menos conocidos, la gran mayoría de publicaciones gratuitas que se obtienen son en blogs de noticias destinados básicamente a publicar notas de prensa, por lo que en muchos casos la cobertura no aparece indexada en los buscadores (sí que puedes acceder al enlace desde el completo informe de clipping que te entregan).
En cuanto a los precios, Comunicae ofrece varios planes, con tarifas que van desde los 99,95 € para un envío básico hasta los 369,95 € en el caso de un envío con difusión garantizada en Agencia EFE y Europa Press Comunicación. Los precios no incluyen IVA y son para un solo envío, con independencia del número de destinatarios al que llegue.
sprai o Comunicae: ¿qué servicio de envío de notas de prensa elegir?
Como hemos visto, tanto Comunicae como sprai ofrecen funcionalidades muy interesantes para cualquiera que necesite enviar una nota de prensa puntual o se dedique de manera profesional a la comunicación a medios. De hecho, en algunos casos pueden ser servicios perfectamente complementarios. Al final, la elección entre Comunicae o sprai dependerá de las necesidades de comunicación que cada uno tenga. Ambas plataformas cuentan con planes anuales pensados para agencias, empresas y organizaciones que tienen la necesidad de realizar envíos regularmente, Para ayudarte a decidir, a continuación tienes una tabla comparativa de las prestaciones de ambas plataformas.
| sprai | Comunicae | |
| Base de datos | 20.000 destinatarios / periodistas | 17.000 destinatarios / periodistas |
| Selección destinatarios | Por categorías e individual | Por categorías |
| Publicaciones garantizadas | No | Sí |
| Interacción directa con los periodistas | Sí | No |
| Idiomas | Castellano, catalán, inglés, etc. | Castellano |
| Precios | 110 € – 470 € + IVA | 99,95 € – 369,95 € + IVA |
| Servicio de clipping | Opcional (dossier impactos prensa papel y digital, radio y tv) | Incluido (dossier menciones en prensa digital) |
| Alcance | España, Andorra y México | España, México, Colombia, Perú y Chile |
| Inteligencia Artificial (segmentación de los envíos) | Sí | No |
| Utilización contactos propios | Sí | No |
sprai es más apropiado si prefieres un enfoque más personalizado con el objetivo de establecer una relación continuada con los medios. Su interficie permite preparar de manera fácil los envíos, segmentarlos con la ayuda de la Inteligencia Artificial y realizar un seguimiento, con la posibilidad de contactar individualmente a los periodistas. Permite utilizar tus propios contactos y aprovechar los envíos que te hayan sobrado en sus packs.
Por otro lado, Comunicae es la opción adecuada si lo que buscas es garantizarte un mínimo de publicaciones en medios, aunque éstas puedan ser de poca calidad o relevancia en algunos casos. Su informe sobre las menciones aparecidas en los medios incluido es cómodo si no quieres dedicar tiempo a esta tarea. Además, la plataforma es ágil, opera en cinco países y cuenta con una larga trayetoria.
¿Has usado algún servicio de envío de notas de prensa? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!
