Conocida como «la capital del Ter» por el río que atraviesa su término municipal, Manlleu es una población de 21.000 habitantes de la comarca de Osona (Barcelona). Con una larga tradición industrial, desde hace unos años el municipio vive un fuerte impulso de transformación y modernización impulsado por el Ajuntament de Manlleu. El objetivo es atraer nueva población y actividad económica, por ejemplo potenciando el turismo para dar a conocer el rico patrimonio histórico y cultural de esta ciudad.
Estas acciones requieren la difusión periódica de notas de prensa y convocatorias dirigidas a los medios locales, comarcales y especializados y de ámbito catalán. Una tarea que desde 2019 el servicio de comunicación del Ayuntamiento de Manlleu lleva a cabo a través de la plataforma de envío de notas de prensa de sprai, lo cual ha supuesto notables mejoras.
En resumen
- Cliente: Ajuntament de Manlleu
- Asunto: envío de notas de prensa y convocatorias
- Target: medios locales, comarcales y especializados y de ámbito catalán
- Resultados:
- Acceso a una base de datos más completa que permite llegar a más medios.
- Menos tiempo dedicado a actualizar las listas de contactos de medios.
- Gestión más eficaz de los envíos con un diseño atractivo y enlaces a las imágenes y archivos adjuntos.
- Posibilidad de medir la respuesta (tasa de aperturas, clic en adjuntos, etc.) y contactar directamente con los periodistas interesados.
El día a día de un gabinete de prensa municipal
El Ajuntament de Manlleu produce un flujo periódico de información de interés para los medios, tanto relacionada con la actividad municipal como relativa a equipamientos como el Museu del Ter. Este flujo de información se gestiona mediante el servicio de Comunicación del Ajuntament de Manlleu, que depende directamente de la alcaldía.
Al frente de esta área se encuentra Georgina Perez Riera, responsable de comunicación y prensa municipal del Ajuntament de Manlleu, que está a cargo de los asuntos de imagen y comunicación corporativa y de la relación con los medios de comunicación.
La opinión de Georgina Perez
“Principalmente trabajamos con medios locales, comarcales y de la Cataluña Central. Sin embargo, hay algunos proyectos que intentamos que lleguen también a los medios catalanes, porque pensamos que debido a la especificidad, el ámbito o la temática, pueden interesar también a medios más generalistas. Además, en algunos casos de temáticas muy concretas, hacemos envíos que tienen más en cuenta la especialidad y temática por encima del ámbito geográfico”, explica Georgina Perez Riera.
Anteriormente, el servicio de Comunicación del Ayuntamiento de Manlleu gestionaba los envíos de las notas de prensa mediante un sistema ad hoc. Disponían de varios listados de medios de elaboración propia (locales, comarcales, catalanes, económicos, gastronómicos, culturales, etc.) con los datos de contacto de los periodistas de cada área, que era necesario actualizar periódicamente. Los envíos se realizaban mediante correo electrónico a través de una cuenta de e-mail del gabinete de comunicación. Esto requería preparar cada envío cuidadosamente para asegurarse de incluir todos los elementos necesarios (cuerpo del mensaje, adjuntos, etc.), así como cerciorarse de poner en copia oculta a los contactos para no infringir la normativa de protección de datos.
Aún así, era frecuente que al enviar notas de prensa y convocatorias, una parte de los mensajes vinieran devueltos o no llegaran al destinario adecuado: “Esto sucedía a menudo cuando se trataba de listas de contactos a los que no solíamos hacer envíos habitualmente y, cuando queríamos usarlas, nos dábamos cuenta de que la mitad de las direcciones ya no eran válidas”, recuerda la responsable de comunicación municipal. Para asegurarse de la correcta recepción, la única opción era llamar a cada medio.
¿En qué le ha facilitado la herramienta su trabajo?
En resumen, el envío de notas de prensa de forma manual era un sistema laborioso y propenso a errores que podían dar mala imagen del Consistorio. Además, requería tiempo para mantener actualizados los contactos y asegurarse de que las notas llegaran a sus destinatarios, con quienes luego se tenía que realizar un seguimiento telefónico.
Un sistema de envío de notas de prensa más eficiente
En 2019, el equipo de comunicación del Ajuntament de Manlleu tuvo la ocasión de conocer el servicio de envío de notas de prensa de sprai durante la celebración de un evento de coworking comarcal. Y a su responsable le pareció que podía ayudarles a mejorar la gestión de sus comunicaciones con los medios. De modo que contrataron un plan anual de envíos que les permite realizar todos los envíos que necesiten durante un año, con la posibilidad de añadir sus propios contactos a la base de datos.
Tras más de un año utilizando el servicio de sprai, la valoración por parte de la responsable de comunicación del Ajuntament de Manlleu es muy positiva: “El número de periodistas y medios que reciben nuestras notas y convocatorias es mayor que antes. Esto hace que haya más probabilidades de publicación en medios que antes no recibían nuestros comunicados. Y la gestión y seguimiento es más ágil”, asegura Georgina Perez Riera.
Entre las principales ventajas obtenidas por el Ajuntament de Manlleu destacan:
- El hecho de no tener que actualizar las listas de contactos, que era una tarea que había que hacer periódicamente para evitar que quedaran obsoletas y los correos vinieran devueltos. Con sprai, tienen acceso a una base de datos de más de 15.000 periodistas, bloggers e influencers que se actualiza constantemente.
- Una presentación más profesional de los comunicados. En lugar de preparar un mensaje de correo con la nota y los materiales como adjuntos, con sprai se dispone de una plantilla Html reutilizable para cada envío. Las imágenes y adjuntos se incluyen como enlaces de descarga, aligerando el peso de los envíos.
- Un mejor seguimiento de los envíos, ya que anteriormente solo se podía saber si un medio había recibido la nota de prensa contactando telefónicamente. Con sprai, en todo momento se puede consultar qué contactos han abierto el envío, cuáles han manifestado su interés y los archivos adjuntos a los que han accedido.
- Una gestión directa de las relaciones con los periodistas, pudiendo contactar con aquellos que han indicado estar interesados en el comunicado para ampliar la información, enviar material gráfico adicional, acordar entrevistas con los portavoces municipales, etc. Una posibilidad que otros servicios no ofrecen.
Conclusión
Como conclusión, el cambio al servicio de envío de notas de prensa de sprai para gestionar la comunicación institucional ha resultado beneficioso en varios aspectos: “Hace más de un año que usamos sprai. Nos ha ayudado a diferentes niveles, por un lado proyectando una mejor imagen institucional y por el otro ahorrándonos el tiempo que pasábamos actualizando y ampliando las bases de datos” , comenta Georgina Perez Riera, responsable del servicio de Comunicación del Ajuntament de Manlleu. Pérez también valora la revisión que hace de las notas de prensa el equipo de sprai, que contribuye a que no haya errores y se manden a los destinatarios adecuados, y también la opción del sistema de subir tus propios contactos.
