Un consejo que damos a menudo a los usuarios del servicio de envío de notas de prensa de sprai es no enviar comunicados demasiado largos ni recargados de información. Un comunicado de prensa no debe convertirse en un manifiesto, sino facilitar que los periodistas que la reciban entiendan rápidamente la noticia y decidan si la publican o no.
El exceso de detalles suele dificultar la lectura y provoca que muchos comunicados sean ignorados o publicados de forma parcial. Por eso, la extensión ideal de una nota de prensa está entre una y dos páginas, lo suficiente para transmitir el mensaje sin repetirse. La clave es ser conciso y directo, ofreciendo información bien estructurada. A continuación, te damos consejos para asegurarte de que tus comunicados sean breves, claros y efectivos.
Sigue la regla de una nota, una noticia
La primera recomendación es que cada comunicado se centre en una única noticia. Incluir varios temas en una misma nota genera confusión y reduce las opciones de publicación. Ten en cuenta que el espacio y el tiempo disponibles en los medios de comunicación son limitados, por eso los editores también aplican la regla de “un contenido, una noticia”.
Antes de empezar a redactar una nota de prensa, identifica la idea central que quieres transmitir. Si hay más de un tema relevante, lo mejor es reflejarlos en comunicados distintos y enviarlos por separado. Separar los temas en comunicados distintos mejora la probabilidad de que ambos reciban atención en los medios, en lugar de tener que elegir.
«El exceso de detalles suele dificultar la lectura y provoca que muchos comunicados sean ignorados o publicados de forma parcial.»
Utiliza la pirámide invertida
La pirámide invertida es una estructura clásica del periodismo que consiste en organizar la información de mayor a menor importancia. El primer párrafo de la nota debe ofrecer un resumen de los puntos más relevantes de la noticia, respondiendo a las preguntas básicas: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. De esta manera, con solo leer el principio, el periodista ya tendrá toda la información precisa para decidir si le interesa la noticia.
No es necesario incluirlo todo en el primer párrafo, pero sí colocar la información más relevante al inicio del comunicado. De esta manera, el contenido será más fácil de valorar y procesar, incluso en los casos en los que el periodista tenga que trabajar contrarreloj. Este formato también favorece que los medios publiquen la nota sin muchos cambios.
Evita las declaraciones largas
Uno de los elementos que más suelen recargar y alargar innecesariamente las notas de prensa son las citas y declaraciones de los portavoces. Su función debe ser complementar la información y posicionar a un representante de la empresa como portavoz ante los medios. No son un tema de protocolo ni hay garantías de que los medios las publiquen.
Por eso, como regla general, solo hay que incluir una o dos citas en una nota de prensa, y elegir únicamente aquellas que realmente aporten valor significativo a la información. Además, las citas deben ser breves y relevantes, sin desviarse del tema central de la nota de prensa y aportando información o matices, en lugar de repetir lo que se ha dicho.
«No es necesario incluirlo todo en el primer párrafo, pero sí colocar la información más relevante al inicio del comunicado. De esta manera, el contenido será más fácil de valorar y procesar, incluso en los casos en los que el periodista tenga que trabajar contrarreloj.»
No emplees jerga de marketing
Otra de las principales razones que provocan que las notas de prensa se alarguen excesivamente sin aportar valor es usar jerga de marketing. Términos como «líder mundial», «tecnología de vanguardia» o «solución innovadora» no solo no aportan nada a la información, sino que además hacen que el mensaje pierda credibilidad. Estas expresiones, al no estar respaldadas por hechos concretos, pueden hacer que la nota sea vista como publicidad disfrazada, algo que resta interés informativo a la comunicación.
Recuerda que una nota de prensa no es publicidad ni contenido patrocinado, por lo que el contenido tiene que centrarse en informar. En lugar de recurrir a expresiones “vacías”, lo más recomendable es sustituirlas por datos tangibles que aporten información valiosa.
Por ejemplo, en lugar de decir que un producto es «innovador», es mejor especificar que «incorpora la tecnología X desarrollada para hacer Y»; en vez de decir que la empresa es “líder”, puedes señalar que “tiene una cuota de mercado del XX según la consultora XX” o “tiene X clientes”. De esta forma, no solo refuerzas la credibilidad de la nota, sino que ofreces a los periodistas datos concretos que pueden emplear en su pieza informativa.
Ordena el contenido en apartados
Al igual que usar una estructura informativa, una organización clara de la información es esencial para que una nota de prensa sea eficaz. La mejor manera es dividir el contenido en varios apartados, de forma que cada sección aborde un aspecto único. Este tipo de estructura hace que el contenido esté estructurado visualmente, lo cual permite que los periodistas puedan encontrar rápidamente la información fundamental que necesitan.
Usa títulos descriptivos que no sean excesivamente largos, máximo 3-5 palabras cada uno. Los apartados también deben ser cortos, no más de 5-10 líneas, y cada apartado debe tratar un aspecto de la noticia. Esta estructura también ayuda a que la información sea más fácil de interpretar y evita que los periodistas cometan errores u omitan datos clave.
«Al igual que usar una estructura informativa, una organización clara de la información es esencial para que una nota de prensa sea eficaz. La mejor manera es dividir el contenido en varios apartados, de forma que cada sección aborde un aspecto único.»
Incluye un apartado «Acerca de»
Evita empezar la nota resumiendo la historia o los antecedentes de tu empresa o proyecto, ya que puede diluir la noticia. En lugar de eso, si es la primera vez que envías información a los medios, puedes incluir una breve definición o descripción de la empresa al principio y añadir un apartado “Acerca de…” al final del comunicado con el resto del contexto.
Este apartado, también conocido como “boilerplate”, proporciona información adicional sobre el emisor del comunicado, pero que queda al margen de la noticia principal. Céntrate en la información esencial, como el nombre completo de la empresa, institución o proyecto, su año de fundación, dónde se ubica, etc. El objetivo de este apartado es que los periodistas puedan utilizar la información para complementar la noticia que envías.
Usa enlaces y adjuntos para ampliar
Todo lo que no tenga cabida en el cuerpo de la nota de prensa ni en el apartado “Acerca de…” lo puedes incluir mediante enlaces y adjuntos. Los enlaces permiten redirigir a los periodistas a recursos adicionales como la página web de la empresa o proyecto, fuentes de los datos que se citan en el comunicado o lugares en los que ampliar la información. Aunque no hay garantías de que los periodistas incluyan los enlaces en la información.
En cuanto a los adjuntos de una nota de prensa, pueden ser imágenes de alta resolución, vídeos o audio, así como infografías o documentos adicionales a los que se haga referencia en el comunicado, como estudios de mercado, informes de lectura, etc. La idea es que el periodista que lo estime oportuno pueda acceder a los detalles o contrastar la información que recoge la nota de prensa. Eso sí: en caso de que sean archivos pesados, en lugar de adjuntarlos con el mensaje es mejor incluir un enlace que permita su descarga.
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