¿Sabes cómo gestionar una crisis de comunicación en tu empresa? Las situaciones de crisis pueden estallar sin previo aviso, de manera que es fundamental estar a punto para responder de una manera efectiva. Una nota de prensa es una de las herramientas más poderosas para gestionar la comunicación durante una crisis, transmitiendo mensajes claros y serenos que preserven la confianza y la credibilidad ante el público. Vamos a ver los aspectos clave a tener en cuenta al redactar y difundir una nota de prensa en momentos de crisis, así como algunos consejos para gestionar la comunicación con los medios.
¿Qué es la comunicación de crisis?
Hay muchos tipos de crisis que pueden afectar a la reputación de tu empresa: desde la retirada de un producto defectuoso a un escándalo de acoso que involucre a un directivo, pasando por una brecha en la seguridad que exponga datos confidenciales de los clientes. En todas estas situaciones, juega un papel esencial la llamada “comunicación de crisis”.
La comunicación de crisis es el conjunto de estrategias y acciones orientadas a proteger la reputación de una organización frente a situaciones imprevistas que pueden dañar su imagen. En estos momentos críticos, la comunicación debe ser clara, rápida y eficiente para evitar el caos o la desinformación entre el público. Esto requiere no solo una planificación detallada, sino también una capacidad de respuesta inmediata y coherente.
El objetivo principal de la comunicación de crisis es mantener la confianza de los públicos internos y externos, minimizar el impacto negativo y contener la situación antes de que se convierta en un problema mayor. Para ello, es fundamental que los responsables de comunicación de tu empresa trabajen en coordinación con otros departamentos, o incluso con consultores externos, para tener una visión completa de la situación, así como para elaborar mensajes honestos y transparentes que proyecten responsabilidad y serenidad.
Cada crisis es una oportunidad para demostrar la capacidad de respuesta de tu empresa, porque el público valorará tanto la rapidez como la transparencia con la que se gestionen los momentos de crisis. En este sentido, la seriedad con la que se realicen las primeras comunicaciones sobre la crisis puede marcar la diferencia en la percepción de la marca. Por eso resulta esencial el papel de las notas de prensa en la comunicación de crisis.
Las notas de prensa en la comunicación de crisis
Una nota de prensa de crisis es una declaración emitida por una empresa en respuesta a un evento negativo, en la que se comunican las acciones que se están llevando a cabo para resolver la situación. El objetivo de enviar una nota de prensa de crisis es informar al público de que tu organización está tomando las medidas necesarias para afrontar la situación y que se preocupa por el impacto que esta tiene en los afectados y la sociedad. De esta forma, la nota de prensa se convierte en el principal canal para comunicar la postura de tu empresa y las medidas que estás adoptando para abordar el problema.
En este sentido, la elaboración y difusión de una nota de prensa debe ser una de las primeras acciones de comunicación de crisis que debes emprender, ya que te puede ayudar a tomar el control de la comunicación y a disipar los rumores o especulaciones.
Es importante que estas comunicaciones sean claras y consistentes, lo que contribuye a calmar la preocupación generada y a restablecer la confianza. De esta forma, una nota de prensa de crisis no solo proporciona información, sino que también es una oportunidad para reforzar la relación de tu empresa con el público en general en momentos difíciles.
Cómo escribir una nota de prensa de comunicación de crisis
En situaciones de crisis, la claridad y la eficacia de la comunicación son fundamentales. Es precisamente en estos momentos críticos cuando aplicar criterios periodísticos se vuelve más importante que nunca, pues la reputación y la confianza en la organización están en juego. Por eso, seguir un enfoque sistematizado para la elaboración de un comunicado de prensa de crisis no solo ayuda a asegurar que se aborden todos los aspectos importantes, sino que también reduce el riesgo de generar confusión y malentendidos.
Por definición, una nota de prensa de crisis debe ser muy clara para que transmita correctamente la información. Procura seguir una estructura parecida a esta:
- Título: asegúrate de que el titular del comunicado sea claro y refleje la gravedad de la situación, para que los periodistas sepan de qué se trata y lean la nota.
- Subtítulos: los subtítulos deben complementar el titular, proporcionando un resumen del motivo de la crisis y la respuesta que están danto tu empresa.
- Fecha y hora: este dato ayudará a los medios a establecer una cronología correcta de la reacción de tu empresa en caso de que haya una serie de comunicados.
- Entradilla: en el primer párrafo de la nota de prensa, resume la crisis, respondiendo a las preguntas básicas: qué, quién, cuándo, dónde, cómo y por qué.
- Cuerpo: en los siguientes párrafos, proporciona detalles sobre el incidente, su impacto en la actividad de la empresa y las acciones inmediatas tomadas.
- Declaraciones: es muy aconsejable incluir una cita de un portavoz que sea un alto cargo de la empresa y manifieste su preocupación y compromiso con la situación.
- Cierre: para terminar, detalla los siguientes pasos y las medidas que la empresa llevará a cabo para ayudar a los afectados y prevenir futuros incidentes.
- Datos de contacto: no olvides proporcionar la información de contacto para que los medios o el público puedan obtener más información al respecto.
- Acerca de: incluye una breve descripción de tu empresa y los datos más relevantes al final de la nota para que los medios puedan citar la fuente correctamente.
Además de una estructura adecuada, al redactar una nota de prensa de crisis es crucial que tengas presentes una serie de criterios que te ayudarán a transmitir el mensaje de una manera más efectiva y sin equívocos. En primer, prioriza la rapidez; la comunicación oportuna permite ganar el control de la comunicación y prevenir la desinformación.
También es imprescindible ser veraz; asegúrate de que la información proporcionada sea precisa y honesta, para mantener la confianza del público y los medios. La transparencia es otro pilar esencial; comparte lo que se sabe y lo que no, evitando ocultar detalles relevantes o hacer especulaciones. Por último, muestra empatía respecto a las personas afectadas y las consecuencias, conectándolo con los valores y la misión de la empresa.
Cómo enviar una nota de prensa de comunicación de crisis
A la hora de distribuir un comunicado de crisis es vital identificar a los destinatarios adecuados, es decir, a los periodistas y medios que cubren los temas relevantes para la situación a la que se enfrenta tu empresa. Esto incluye los medios de comunicación locales, especializados en tu sector e incluso bloggers e influencers en redes sociales que puedan amplificar el mensaje o participar en la conversación sobre el tema. Asegúrate de que los contactos estén actualizados y no sean buzones de correo electrónico genéricos, pues en ese caso tu nota de crisis se perdería entre un aluvión de otros comunicados.
Una vez definidos los destinatarios, el siguiente paso es programar el envío de la nota de prensa en la fecha y hora en las que pueda tener mayor impacto. En las crisis de comunicación, los tiempos suele marcarlos el propio desarrollo de los acontecimientos. No obstante, siempre es conveniente tener en cuenta el mejor momento para enviar una nota de prensa, con el fin de llegar a los periodistas cuando estén más receptivos.
Una vez enviada, el seguimiento de una nota de prensa de crisis es más importante que en cualquier otro caso. Como el objetivo es lograr difusión para los mensajes de tu empresa lo antes posible e incluso contrarrestar posibles informaciones negativas, desde el primer momento debes empezar a contactar con los destinatarios para confirmar si han recibido el comunicado y lo tienen en cuenta en su próxima actualización de la noticia.
Finalmente, tienes que realizar un clipping y monitorización de los medios en tiempo real para detectar las informaciones publicadas. Esto te permitirá confirmar si tienen en cuenta el punto de vista de la empresa, detectar nuevos ángulos que pueden haber surgido respecto a la noticia y ajustar tu estrategia de comunicación de crisis en consecuencia. Por ejemplo, para preparar nuevos comunicados de prensa si es necesario añadir algo. También conviene tener en cuenta las conversaciones en redes sociales, donde la información (y la desinformación) suelen circular mucho más rápido que en los medios.
Utilizar una plataforma especializada como sprai.io puede hacer que el proceso de envío de notas de prensa de crisis sea mucho más eficiente. La plataforma te ofrece una base de datos actualizada con más de 20.000 contactos que no solo incluye medios y periodistas, sino también bloggers e influencers de cada sector para segmentar tu envío.
Puedes subir la nota de prensa y los materiales adjuntos en la plataforma y programar el envío para que se realice exactamente el día y hora que deseas (algo especialmente importante en el caso de la información sometida a embargo). Desde el primer momento, podrás hacer un seguimiento del impacto de la nota de prensa, para saber qué medios o periodistas la han recibido, abierto y confirmado interés. Incluso puedes escribirles directamente para ofrecer información adicional o preguntarles si publicarán la noticia.
Adicionalmente, sprai ofrece un servicio de monitorización y clipping que te ayudará a evaluar tu presencia y reputación en los medios de comunicación y las redes sociales, con el fin de ajustar la estrategia de comunicación según sea necesario. Con miles de fuentes de información y un funcionamiento automatizado basado en Business Intelligence, te permitirá saber al momento dónde se está hablando de tu marca y qué se dice sobre ella.
¿Crees que las empresas están preparadas para la comunicación de crisis? ¡Opina en los comentarios!
