Después de enviar una nota de prensa, es probable que algunos medios se pongan en contacto contigo para ampliar la información. Esto es siempre una buena noticia, ya que significa que están interesados en la novedad que has enviado y quieren publicar algo.
Sin embargo, la manera de atender las peticiones de los periodistas determina en gran manera las posibilidades de obtener cobertura en los medios, así como la calidad y la profundidad de la misma. Si no tienes experiencia en las relaciones con los medios, es fácil cometer algunos errores que pueden dar al traste con la oportunidad surgida.
De modo que vamos a darte algunos consejos para responder a las solicitudes de los periodistas en los tres escenarios más habituales: una solicitud de información por correo electrónico; una solicitud de entrevista telefónica o por videoconferencia; y una solicitud de entrevista de prensa, radio o televisión, de manera presencial.
Cómo responder a una solicitud de información por correo electrónico
Cuando hablamos sobre cómo redactar una nota de prensa profesional, ya señalamos la importancia de incluir un contacto de prensa que esté disponible para atender las solicitudes de los medios. La manera más habitual en la que los periodistas se ponen en contacto con una empresa o institución que ha enviado una nota de prensa es mediante el correo electrónico de contacto indicado en el comunicado de prensa, ya sea para solicitar información adicional o para remitir un cuestionario con algunas preguntas.
Responde enseguida
Los periodistas suelen trabajar con plazos de entrega muy ajustados, a menudo tienen que publicar las piezas en el mismo día. De manera que lo primero que debes hacer cuando te llegue una solicitud de información de un periodista por correo electrónico es confirmar que la has recibido y estarás encantado de aportar la información que te solicitan. También es recomendable preguntar cuál es el plazo límite para responder y asegurarte de cumplirlo, o lo más seguro es que el periodista no vuelva a contar contigo.
Envía lo que te piden
Los periodistas suelen ser bastante específicos a la hora de solicitar información, porque tienen que ajustarse a una extensión o duración determinada, citar a varias fuentes en una información, etc. En este sentido, antes de enviar tu respuesta, conviene cerciorarte de qué tipo de información desea recibir el periodista: puede ir desde una simple cita de un portavoz para incluirla en su artículo, a información de contexto sobre el asunto o aclaraciones sobre la noticia o los datos que has difundido en tu comunicado de prensa.
Ofrece respuestas breves y cuidadas
Procura responder las preguntas remitidas por correo electrónico de forma concisa pero completa. Evita la palabrería de marketing y céntrate en ofrecer datos de interés sobre el tema en cuestión, así como tu interpretación como experto para ayudar a que sea más accesible al público. Lo ideal es contestar cada pregunta del cuestionario con 3-4 líneas; si tienes más cosas interesantes que decir, puedes adjuntar material adicional al mensaje.
Las respuestas deben estar bien redactadas, sin faltas de ortografía y pensadas como si las fueran a publicar tal cual las envías. ¡Pónselo fácil al periodista y te lo agradecerá!
Aporta imágenes de calidad
Normalmente, los cuestionarios de los medios suelen estipular también la necesidad de adjuntar fotos del portavoz y de la empresa. Estas imágenes deben ser de calidad, a ser posible elaboradas por fotógrafos profesionales, con fondos neutros y no demasiado publicitarias. También debes enviarlas con calidad suficiente para su publicación y en formatos que sean fáciles de abrir, gestionar y editar, como jpg, png, TIFF, etc. Lo ideal es mandarlas también de diferentes tipos (vertical, horizontal) y niveles de resolución.
Pregunta cuándo y dónde se publicará
No olvides preguntar en qué medio saldrá publicada la información y la fecha en la que estará disponible. A menudo, muchos periodistas se ofrecen a enviar el enlace una vez publicada, pero como siempre están ocupados, es posible que se olviden de hacerlo. De modo que, a partir de la fecha que te hayan indicado, revisa si la información ha salido publicada para hacer tu clipping de medios o, si no, vuelve a contactar con el periodista.
Cómo responder a una solicitud de entrevista telefónica o por videoconferencia
A menudo, los periodistas prefieren contactar directamente con la empresa por teléfono para ampliar la información, sobre todo si tienen prisa por cerrar el tema. Últimamente, también es habitual que pidan una entrevista por videoconferencia, que resulta útil para obtener información de primera mano sin necesidad de desplazarse. En este tipo de solicitudes de los periodistas, hay que evitar que la urgencia te haga cometer errores.
Atiende la llamada en condiciones
Cualquier llamada de un periodista, aunque solamente sea para ampliar información, debe enfocarse como si fuera una entrevista. De modo que asegúrate de atenderle en un entorno silencioso y tranquilo con el fin de evitar distracciones y poder concentrarte. Si la llamada te pilla en la calle o en una reunión o evento, puedes proponerle acordar una cita para dedicarle el tiempo y la atención que merece el medio de comunicación.
Previene los problemas técnicos
Si la entrevista es grabada o en directo (muy habitual en las radios), es preferible indicar una línea de teléfono fija a la que puedan llamarte para que la calidad de la llamada sea adecuada. Si se trata de una videoconferencia, debes cuidar el fondo que se ve detrás de ti, la imagen que das en pantalla y la calidad del sonido y la imagen. Preferiblemente, conéctate desde un ordenador con cable de red en lugar de usar el imprevisible wifi.
Asegúrate de que no haya sorpresas
Durante la pandemia, todos hemos podido ver las situaciones chocantes que se pueden producir durante una entrevista por videoconferencia desde casa: niños o mascotas que entran en escena, parientes despistados, ruidos de obras o la música del vecino… Si no tienes la certeza de poder atender la entrevista en condiciones, plantéate conectarte desde otro entorno que sea más tranquilo como un coworking, un cibercafé o un hotel.
Prepara un argumentario
Si tienes tiempo, es muy recomendable preparar un argumentario para la entrevista. Se trata de un documento tipo respuestas frecuentes, en el que debes intentar prever las preguntas que pueden hacerte y las respuestas que ofrecerás. También te servirá para recopilar los datos que vas a necesitar, evitando quedarte en blanco o improvisar. De nuevo, las respuestas deben ser cortas, directas y fáciles de transmitir y comprender.
No te confíes en exceso
Generalmente los periodistas son amables y agradecidos con los entrevistados que les dedican su tiempo; pero no dejan de ser periodistas y siempre andan a la caza de titulares. Si no has preparado adecuadamente tu entrevista, corres el riesgo de que te “pillen” en alguna pregunta que no sepas cómo responder o te pidan un dato del cual no estás seguro. Ese tipo de situaciones pueden estropear la intervención más brillante.
Cómo responder a las solicitudes de los periodistas que quieren hacerte una entrevista en prensa, radio o televisión
No es fácil, pero cuando un tema que has compartido con los medios despierta un interés especial, pueden pedirte una entrevista en prensa o la aparición en un programa de radio o televisión. Esto es el “top” de las oportunidades de salir en los medios de comunicación, pero también requiere una gran preparación para que todo vaya perfecto.
Investiga el medio o el programa
En primer lugar, es aconsejable dedicar unos minutos a conocer el medio o programa que ha solicitado tu colaboración. Esto te permitirá hacerte una idea del tono general del contenido, el tipo de público al que va dirigido y el papel que se espera de tu intervención, con el fin de poder adaptar los mensajes en función de cada contexto. Demostrar que conoces el medio o programa también ayuda a complacer al periodista.
Llega con suficiente antelación
Es importante llegar con tiempo a la redacción del medio para familiarizarte con el entorno y hacer los preparativos previos (sesión de fotos, micro, maquillaje, pruebas de sonido y cámara). Charlar un rato antes con el entrevistador es muy útil para establecer complicidades y relajarte. Si la entrevista se hace en las instalaciones de tu empresa, entonces asegúrate de contar con un espacio adecuado para hablar con tranquilidad.
Cuida todos los detalles
Las entrevistas en directo pueden ser muy estresantes, de modo que procura que los nervios no te traicionen. Lleva ropa elegante pero no excesivamente formal, elige colores neutros y evita gesticular mucho, mover demasiado la cabeza, etc. Esto es especialmente importante en televisión, pero también en radio, ya que la voz refleja en todo momento las posturas y los movimientos del cuerpo. Lo que no significa que debas quedarte inmóvil: gesticula con suavidad y habla con calma para comunicar mejor.
Elabora un guion de tu intervención
El tiempo es oro en los medios de comunicación y las entrevistas siempre suelen durar menos de lo que te gustaría. Por eso, es conveniente preparar un guion que sintetice los mensajes principales que quieres transmitir y ensayarlo hasta sentirte cómodo. No se trata de leer ni de recitar, sino de haber practicado un poco las posibles respuestas para que salgan de una forma natural a medida que el periodista vaya haciéndote preguntas. Eso también evitará que tus primeras respuestas consuman todo el tiempo disponible.
Cuidado con el “off the record” y las expectativas
El trabajo de un periodista es conseguir información y transmitirla a su audiencia. Por eso todo lo que digas, incluso antes o después de la entrevista, es susceptible de ser publicado o difundido, aunque lo hayas comentado en confianza. Del mismo modo, el periodista es libre de editar la entrevista para eliminar lo que no considere relevante o no se ajuste al espacio disponible, así que no te enfades si tu entrevista de media hora queda reducida a unas breves declaraciones… ¡Lo importante es salir en los medios!
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