La práctica habitual en el mundo de la comunicación es redactar una nota de prensa y enviarla a cuantos más periodistas mejor. Sin embargo, en los tiempos que corren, la saturación informativa y la fragmentación de los medios y audiencias hacen que no siempre sea la estrategia más efectiva para llegar a tu público y obtener los impactos deseados. En lugar de eso, a menudo conviene adaptar las notas de prensa para distintos medios y ámbitos geográficos, siguiendo los consejos que encontrarás a continuación.
¿Por qué adaptar una nota de prensa?
Como ya comentamos en este artículo, en el momento de enviar una nota de prensa hay que tener en cuenta las características de cada tipo de medio: no es lo mismo la prensa que la radio y la televisión, o los portales digitales. Las especificidades y rutinas de los diversos medios tienen implicaciones en el tipo de material que se incluye, así como en los tiempos elegidos para la distribución de las notas de prensa. Sin embargo, el contenido puede ser parecido en todos los casos, lo que varía son los adjuntos.
En cambio, la adaptación de notas de prensa es distinta porque implica modificar el contenido del comunicado de prensa según las características y preferencias de los destinatarios. Si partimos de la base de que no siempre una misma nota de prensa vale para todos los receptores, la adaptación del contenido ofrece diversas ventajas:
- Mejora la relevancia del comunicado: adaptar una nota de prensa permite ajustar el mensaje para que se adapte mejor a los intereses de cada audiencia.
- Permite una segmentación más precisa: puedes crear grupos de envío distintos para cada versión de la nota de prensa, como veremos más adelante.
- Aumenta la relevancia geográfica: una nota de prensa adaptada a una región o municipio en concreto tiene más posibilidades de lograr eco en medios locales.
- Reduce la saturación informativa: al enviar notas de prensa más relevantes y mejor segmentadas, no saturas a los medios con información que no les interesa.
Cada medio y periodista tiene sus propias preferencias en cuanto al tipo de contenido que trata en su medio. Adaptar una nota de prensa de acuerdo con estas sensibilidades muestra un mayor respeto por los destinatarios y su forma de trabajar. Además, adoptar este enfoque personalizado te ayudará a construir relaciones más sólidas con los medios a largo plazo, lo cual aumentará las posibilidades de obtener una cobertura de calidad.
Formas de adaptar una nota de prensa
Según lo anterior, la adaptación de notas de prensa puede ser una estrategia eficaz para lograr que tu marca salga en los medios y establecer relaciones más sólidas con los periodistas. ¿Pero cómo se hace? Hay tres enfoques para adaptar una nota de prensa.
Adaptación temática
Imagina que un tema propio de tu sector adquiere de repente una dimensión nacional, por ejemplo la huelga de transportistas de 2022. Si tu empresa opera en el sector de la logística, el transporte o la distribución, puede que tengas alguna novedad relevante que comunicar. Sin embargo, el nivel de detalle que requiere este comunicado puede ser diferente para los medios generalistas, poco familiarizados con el sector, respecto a los medios especializados, que seguramente ya llevan mucho tiempo tratando ese tema.
En ese tipo de situaciones, puede ser interesante crear dos versiones de la nota de prensa: una versión para los medios generalistas, en la que des una visión más global del asunto incidiendo en la repercusión que tiene para el público en general; y otra versión para los medios especializados, en la que puedes omitir esa visión general y centrarte en aportar información y detalles de interés para los profesionales del sector.
Esta fórmula es aplicable a todos los sectores, por lo que a la hora de preparar la distribución de una nota de prensa conviene buscar un enfoque que pueda interesar a los medios de ámbito general y otro enfoque que pueda tener más eco en los especializados.
Adaptación geográfica
Un escenario típico de adaptación geográfica sería si has realizado un estudio o encuesta y tienes disponibles resultados a nivel nacional, pero también a nivel regional o local. En ese caso, para aumentar las posibilidades de obtener cobertura, puedes crear una versión de la nota de prensa para los medios nacionales que recoja y comente los principales resultados de todo el país. Al mismo tiempo, puedes crear versiones de la nota de prensa adaptadas a cada región o municipio, o a aquellos en los que creas que puede tener más interés en función de los resultados obtenidos en el estudio. En este sentido, es importante resaltar en el título y/o subtítulo y/o destacados la región, provincia o municipio en que se circunscribe la información. De esta manera, los periodistas que la reciben, y que cubren dicho segmento territorial, se sienten más interpelados a abrirla y leerla.
Por supuesto, la nota nacional también puede incluir datos a nivel regional o local, al igual que el comunicado regional o local puede reflejar los resultados en el ámbito general, incluso comparándolos con los propios de la zona o municipio. Esto da mucho juego a nivel de encontrar ganchos llamativos para tus titulares y te asegura una mayor cobertura a nivel regional que si envías una sola nota centrada en los datos globales.
Puedes aplicar el mismo esquema cuando compartas notas de prensa con resultados de tu empresa a nivel nacional y local, notas de prensa de eventos que tengan lugar en diferentes ciudades, presentaciones de libros o traducciones a diferentes idiomas, etc.
Redifusión de comunicados
En principio, volver a enviar una nota de prensa que ya se ha distribuido a los medios no es una práctica recomendable, porque contribuye a la saturación informativa y al rechazo que provoca en los periodistas un uso abusivo de este canal de comunicación.
Sin embargo, en ocasiones puede ser conveniente la redifusión de una nota de prensa, porque han surgido nuevos datos de interés o porque no ha tenido la repercusión esperada, al no haber elegido el mejor día y hora para enviar una nota de prensa.
En cualquiera de estos casos, siempre es conveniente actualizar la nota de prensa antes de volver a enviarla para que no parezca repetitiva. Eso puede incluir desde añadir información adicional de interés para los medios a buscar un enfoque distinto en el titular y la entradilla, en caso de que el primer intento no funcionara correctamente. Del mismo modo, conviene revisar la lista de distribución para asegurarte de enviarla a los destinatarios adecuados, o incluso crear listas diferentes para cada versión de la nota.
Consejos para adaptar notas de prensa
Tras haber visto las ventajas de la adaptación de una nota de prensa y cuándo es conveniente hacerlo, te ofrecemos algunos consejos prácticos para crear versiones de tus comunicados de prensa que te permitan mejorar el alcance y el número de impactos.
- Identifica a tu audiencia: antes de crear una nueva versión de una nota de prensa, piensa en el público al que te diriges y sus necesidades, intereses y preferencias. Esto te permitirá adaptar el contenido de manera más efectiva.
- Estudia los impactos anteriores: revisa los resultados obtenidos previamente con la misma nota de prensa o similar. Te ayudará a identificar lo que funciona y lo que no, para tenerlo en cuenta al modificar la nota de prensa y distribuirla.
- Ajusta el formato: además del contenido, a menudo también conviene adaptar el formato de tu nota de prensa para que se amolde al tipo de destinatario al que te diriges. Por ejemplo, puedes crear una versión para bloggers e influencers.
- Revisa todo el contenido: no te conformes con cambiar solo el titular o algún párrafo. Conviene revisar todos los elementos como el título, la entradilla, las citas, los datos, el tono general e incluso la estructura que sigue la información.
- Enriquece los materiales adjuntos: asegúrate de incluir recursos gráficos y audiovisuales adecuados para cada tipo de medio, además de cualquier otro elemento que contribuya a mejorar la comprensión o difusión del comunicado.
- Controla todas las versiones: si vas a enviar comunicados diferentes en función del medio o área, asegúrate de identificarlos claramente en el nombre y el encabezado del documento, para evitar las confusiones fruto de las prisas.
Cómo enviar varias notas de prensa
La plataforma de envío de notas de prensa de sprai es ideal para adaptar y redistribuir notas de prensa. Todos los comunicados quedan guardados en tu área personal, de forma que puedes recuperar el contenido anterior de las notas de prensa enviadas.
Una vez que hayas modificado la nota de prensa, puedes seleccionar los destinatarios con ayuda de la inteligencia artificial de la plataforma, que te sugiere los contactos más adecuados en función de la temática y el alcance geográfico que especifiques.
Si vas a crear varias versiones de una misma nota de prensa, destinadas a diferentes tipos de medios o ubicaciones geográficas, tienes la posibilidad de duplicar el primer envío que hayas preparado y modificarlo. Así no tienes que volver a subir todos los elementos y simplemente deberás cambiar el contenido que varíe en cada versión.
A continuación, podrás seleccionar los medios que quieres que reciban cada versión entre nuestra base de datos de más de 20.000 medios, periodistas, agencias de noticias, influencers y bloggers de medios de todo tipo de España, México y Andorra. Programa todos los envíos para que salgan en las fechas y horas que desees y, una vez agendados, no tendrás que preocuparte de nada.
Las diferentes versiones de tus notas de prensa se enviarán a los destinatarios seleccionados cuando lo hayas indicado. Desde el primer momento, podrás ver quién ha abierto cada envío, ha descargado los materiales y confirmado su interés en el comunicado. También tienes la opción de enviar mensajes de seguimiento a cualquier contacto para interesarte por la publicación y ofrecer el material adicional que necesite.
¡Empieza a enviar notas de prensa con sprai y llega a los medios que te interesan!
