Si tu empresa va a estar presente en una feria o salón profesional, o bien organizas un evento para clientes, distribuidores, etc. ¿por qué no enviar una nota de prensa a los medios? Es una excelente manera de conseguir más visibilidad, obtener cobertura en la prensa y aumentar las visitas a tu estand o la asistencia a tu convocatoria. Eso sí, para enviar notas de prensa de ferias y eventos, debes seguir los consejos básicos que encontrarás a continuación. ¡Así te asegurarás de obtener los mejores resultados!
¿Por qué enviar una nota de prensa de un evento?
En España se celebran cada año más de 300 ferias comerciales, congresos y salones profesionales. A esto se suman los miles de eventos de empresa que se organizan, desde presentaciones de producto a convenciones, seminarios de formación, etc. Tras el parón de la pandemia, los grandes eventos internacionales (Mobile World Congress, Fitur, Web Summit, etc.) han vuelto con renovada fuerza y las empresas apuestan de manera decidida por ellos. Y es que, a pesar de Internet, los eventos presenciales continúan siendo imprescindibles en muchos sectores. Ofrecen la posibilidad de tratar cara a cara con los clientes, hacer nuevos contactos y mostrar todas las novedades de tu empresa.
Todo el conjunto de prácticas y comerciales y promocionales que se llevan a cabo en relación con estos encuentros se conoce como marketing de eventos. Y el envío de notas de prensa de ferias y eventos es una parte muy importante, porque te permite:
- Dar mayor visibilidad a la participación de tu empresa en el evento.
- Obtener cobertura en los medios de comunicación.
- Generar expectación respecto a las novedades presentadas.
- Aumentar la afluencia de visitantes a tu estand.
- Atraer el interés de clientes, socios potenciales y periodistas.
Entre los temas para notas de prensa que interesan a los medios, las ferias y eventos son una apuesta segura, especialmente con los medios especializados de tu sector. Y, si logras darle un enfoque interesante a tu comunicado de prensa, también puedes conseguir salir en los medios generalistas. Ten en cuenta que los grandes eventos profesionales suelen formar parte de la agenda de los periodistas, que siempre están interesados en recibir información relativa a los mismos para darles cobertura.
¿Cuándo enviar una nota de prensa de un evento?
Como en cualquier acción de comunicación, elegir el momento adecuado para enviar un comunicado de prensa de un evento es la clave del éxito para conseguir cobertura. Si lo mandas demasiado pronto, los periodistas lo guardarán en el cajón hasta que llegue la fecha del evento y posiblemente no se acordarán cuando preparen sus informaciones sobre el tema; pero si lo mandas demasiado tarde, ya no tendrá cabida en los contenidos.
En este sentido, existen tres posibilidades respecto al envío de notas sobre eventos:
Enviar la nota de prensa ANTES de la celebración del evento
Lo ideal es hacerlo en los días inmediatamente anteriores, cuando el acontecimiento entra en las agendas de los periodistas y están especialmente receptivos a cualquier información relacionada. Este tipo de nota de prensa está enfocada a anunciar la participación de la empresa en el evento y adelantar las novedades que presenta.
Enviar la nota de prensa DURANTE el evento
El objetivo es aparecer en los medios que cubren el encuentro, aprovechando el interés que se genera a raíz de su inauguración. Para ello, normalmente estas notas se centran en las novedades presentadas por la empresa y no tanto en su participación en el evento. En cualquier caso, conviene enviarla en los primeros días del evento, no al final.
Enviar la nota de prensa DESPUÉS del evento
Estos comunicados hacen un balance de la participación de la empresa en la feria o salón, para destacar los acuerdos comerciales conseguidos, premios obtenidos, etc. Sin embargo, no suelen funcionar tan bien porque los medios no se hacen eco de eventos pasados.
Si tu empresa genera mucha información para los medios, puedes enviar un comunicado de prensa en los tres momentos, para aumentar la posibilidad de obtener cobertura. Pero si tienes que quedarte solo con uno, es recomendable enviar tu nota antes del evento.
¿Cómo escribir una nota de prensa para una feria o evento?
Además de los consejos para redactar una nota de prensa profesional que ya vimos en este artículo, al escribir notas de prensa para ferias o eventos conviene tener en cuenta una serie de aspectos básicos. ¡Te ayudarán a conseguir que sea más clara y efectiva!
Título
Es recomendable indicar el nombre del evento en el título de la nota de prensa, ya que eso servirá para despertar el interés de los periodistas que tienen previsto escribir sobre la feria, salón o encuentro. Sin embargo, no te limites al típico “La empresa X asistirá al evento X”; a menos que sea un evento muy exclusivo, seguro que asistirán otras muchas empresas y eso no es noticia. En cambio, puedes intentar aumentar el interés añadiendo algún aspecto noticiable, por ejemplo: “La empresa X presentará el primer X del mundo en el evento X”.
Subtítulo
Además de detallar un poco más las novedades que presentarás en el evento, es recomendable indicar aquí el pabellón y el estand en el que estará tu empresa. Esto incrementará las posibilidades de que los periodistas que tengan previsto visitar el evento se pasen por el estand para conocer las novedades e incluso entrevistar al portavoz de tu empresa para conseguir material exclusivo.
Entradilla
En el primer párrafo de la nota, resume cuál será la participación de tu empresa en el evento, las novedades que vas a presentar y cualquier otro aspecto que pueda ser noticia (por ejemplo, si vas a ofrecer alguna ponencia, una demostración de producto, un evento para los clientes o distribuidores, etc.). También suele funcionar bien añadir algunos datos sobre la importancia del evento, la situación general del sector, principales retos que afronta, etc.
Novedades
En los siguientes párrafos, explica los productos o servicios más destacados que vas a presentar en el evento y por qué son importantes (novedad, exclusividad, innovación en el sector, etc.) No te extiendas mucho, basta con destacar lo más relevante y luego puedes incluir enlaces o adjuntar documentos.
Declaraciones
No pueden faltar unas breves declaraciones de tu portavoz resumiendo la participación de tu empresa en el evento y las razones por las cuales lo hace. Procura que sean breves y directas, no se trata de repetir lo mismo que ya has dicho en la nota de prensa, sino de intentar dar un titular.
Cierre
Al final de la nota de prensa, recuerda el pabellón y estand de tu empresa, los horarios de las charlas o demostraciones y cualquier otro dato de interés para los periodistas o clientes que quieran venir a conocer tus novedades.
Adjuntos
No olvides incluir imágenes de buena calidad relativas a la participación de tu empresa en el evento. Por ejemplo, una foto del estand, imágenes de las novedades presentadas y una fotografía del portavoz.
Es frecuente que las notas de prensa de ferias o eventos sean extensas y detalladas. Hay tendencia a querer contar todas y cada una de las novedades presentadas y recalcar la importancia del evento para tu empresa. Sin embargo, recuerda que los periodistas no hablarán solo de tu empresa, por lo tanto, es más aconsejable facilitarles información sintética y clara que puedan incorporar fácilmente a sus reportajes sobre el evento. Procura también que el contenido no sea excesivamente comercial o no lo publicarán.
Enviar notas de prensa de ferias y eventos
A la hora de difundir un comunicado de prensa de este tipo, conviene tener unas expectativas realistas. Por muy importante que sea el evento para tu empresa, es poco probable que los grandes medios se hagan eco de su participación, a menos que añadas algún gancho de interés para los periodistas que haga referencia al sector en general.
En este sentido, debes centrarte en los siguientes tipos de medios:
Medios especializados o sectoriales
Este tipo de publicaciones cubren todos los eventos del sector. El reto está en lograr que tu nota de prensa destaque entre todos los comunicados que enviarán las otras empresas que también asisten.
Medios locales o regionales
A menudo dan cobertura a los eventos destacados que se celebran en su ciudad o región. Por eso es recomendable que los incluyas en la lista de distribución de tu nota de prensa, destacando el enfoque más local.
Medios generalistas
Hacen un tratamiento mucho menos profundo del evento y tienden a centrarse en las grandes compañías. De modo que busca la forma de llamar su atención con una novedad atractiva o datos que resulten llamativos.
Mediante el uso de un servicio de envío de notas de prensa con una base de datos completa y actualizada como sprai, podrás asegurarte de llegar a todas estas categorías de medios. Además, gracias a las herramientas de monitorización en tiempo real, podrás saber cuáles han mostrado interés en tu comunicado de prensa, para hacer seguimiento y ver si publican; o contactar con ellos para ofrecerles más información, entrevistas, etc.
Por otro lado, los recintos feriales suelen contar con salas de prensa físicas o virtuales, en las que puedes compartir la nota de prensa de tu empresa para llegar a los periodistas que las utilizan como fuente de información. No olvides preguntar también a los organizadores del evento si existe la posibilidad de tener presencia en sus boletines o contenidos web, así como en las ferias virtuales que cada vez más a menudo acompañan a las presenciales. ¡Saca el máximo partido de la presencia de tu empresa en el evento!
¿Tu empresa asiste a una feria o evento? ¡Dale difusión con una nota de prensa!
