Organizar un viaje de prensa de éxito. Vivir una experiencia en primera persona es siempre mucho más emocionante que leerlo o escucharlo, también para los profesionales de la comunicación. Por esta razón, los viajes de prensa son un gran aliado para dar a conocer productos, servicios y novedades de las empresas de cualquier sector.
Si bien este tipo de eventos forman parte desde hace años de la estrategia de marketing de muchas organizaciones, las redes sociales y las nuevas tendencias en el mundo de la comunicación digital han puesto de relieve la necesidad de ofrecer a los periodistas, bloggers e influencers algo más que un simple dossier de prensa.
¿Por qué organizar un viaje de prensa?
El objetivo de un viaje de prensa es atraer y consolidar la relación con los medios de comunicación. La organización de todo press trip debe ser una oportunidad para convertir a los invitados en prescriptores que recomienden al público una vivencia nueva, exclusiva y sorprendente que presente motivos para hacerse un hueco entre los temas de rabiosa actualidad.
Laura Rieiro, responsable de comunicación, prensa y RRPP en Tryptic Comunicació, afirma que los viajes de prensa son importantes “porque ofrecen la posibilidad de crear una imagen real y personal sobre el servicio o destino. Además, permiten afianzar las relaciones con los asistentes y establecer nuevos contactos. No existe convocatoria en la que no surja la ocasión de seguir colaborando o de crear nuevas oportunidades.”
Son muchas las compañías que optan por este instrumento de comunicación para dar a conocer sus novedades. Montse Balaguer, directora de Futuroscope en España y Portugal, reconoce que “evidentemente, es posible obtener posts o artículos hechos a partir de una nota de prensa o de un dossier pero lo que aporta un periodista que ha vivido lo que explica es muy distinto: el público lo detecta rápidamente y le da otro valor; le dan ganas de ir, lo siente como si se lo contara un amigo… pero un amigo profesional que, además, le aporta los elementos que necesitará para hacer su visita.”
Cómo tratar a los periodistas invitados
«Los freelance también tenemos agendas”, explica Judit Alonso, periodista especializada en temas medioambientales que participa en distintos viajes de prensa. En este sentido, asegura que “se agradece que el organizador tenga en cuenta que a pesar de ser freelance y estar disponibles para el viaje, los asistentes podemos tener otros encargos a los que dar salida durante aquellos días, por lo que es muy útil dejar espacios durante el día para poder realizar estas tareas. Igualmente, también creo que es muy enriquecedor dejar momentos libres para poder establecer vínculos con los otros participantes del viaje de prensa, ya sean ponentes u otros periodistas”.
Desde el punto de vista de las entidades organizadoras, hay múltiples factores que influyen en el éxito de un viaje de prensa, como el tipo de medios a los que se invita. Desde Futuroscope, Balaguer afirma que “en el caso de los medios de comunicación tradicionales, intentamos combinar a periodistas que no sean directa competencia entre ellos para crear un grupo equilibrado: revistas de turismo, suplementos, diarios en internet, o programas de radio y de televisión. En ocasiones, puede que vengan varios periodistas de periódicos en papel y digitales, pero uno estará centrado en el punto de vista económico y otro del del ocio familiar, por ejemplo.”
La valoración de Tryptic
En este aspecto, la agencia de comunicación Tryptic, que trabaja con medios tradicionales e influencers, valora especialmente “crear un grupo cohesionado, con buena predisposición de los asistentes y anfitriones, y contar con un programa hecho cuidadosamente que permita conocer el producto sin agobiar a los asistentes. Además, no se puede olvidar la necesidad de informar a los invitados sobre los aspectos prácticos del viaje, como los documentos imprescindibles para viajar, la cartilla de vacunación, el certificado COVID, los billetes, el programa de viaje, las notas de prensa o dossieres de prensa, los enlaces a galerías de imágenes, etc.”
Cómo hacer la convocatoria
Para los profesionales de la comunicación invitados, la asistencia a un viaje de prensa requiere una mayor organización que asistir a un evento de corta duración como una rueda de prensa, así que es necesario realizar la convocatoria con suficiente antelación.
“Habitualmente informamos sobre el viaje con una antelación de un mes, aproximadamente. Esto no quiere decir que demos a conocer el planning en ese momento, y de la misma forma no es necesario que los invitados confirmen entonces su asistencia. Existen medios que necesitan mucha previsión y otros que planifican las acciones en el último momento, según el personal disponible y las cargas de trabajo.”, explica Balaguer, de Futuroscope. Asimismo, antes del viaje, considera importante “enviar un mensaje informativo sobre las fechas del evento con una programación general, indicando cuál es el motivo y qué se podrá visitar.
Respecto a las publicaciones, no pueden perderse de vista las particularidades de cada invitado. En el caso de un periodista freelance que publica en varios medios, por ejemplo, las posibilidades serán distintas a las de un blogger o influencer que gestiona sus propios canales de comunicación con la opción de realizar publicaciones en directo. Como colaboradora en distintos medios, Alonso cuenta un ejemplo concreto sobre una conferencia de turismo sostenible en Costa Rica: “En el marco de este evento, pude llevar a cabo un par de reportajes: uno sobre la misma conferencia, otro sobre el tour posterior y una galería de imágenes sobre la flora y fauna que vi; pero aparte de estos temas, hice una entrevista con uno de los ponentes de la conferencia para una revista y otro tema para una web.
En total, cinco temas publicados en varios días, además de aprovechar el viaje para hacer algunos contactos que me han permitido hablar de la situación turística en Costa Rica teniendo en cuenta la crisis sanitaria mundial, y aún me han quedado un par de temas en la mochila a los que espero poder dar salida en algún momento.”
Una herramienta clave para darte a conocer
En definitiva, toda compañía que desee dar a conocer sus servicios y novedades debe tener presente la posibilidad de organizar un viaje de prensa, considerando los medios y periodistas más interesantes según el sector en el que trabaja. Aun así, los organizadores de estos eventos tienen claro que son un complemento a las acciones habituales como el envío de notas de prensa y la convocatoria de ruedas de prensa.
Según Rieiro, de Tryptic, “con los viajes de prensa se pretende generar un retorno positivo, ya sea en conversión de ventas, en presencia en medios de comunicación o en el incremento de tráfico en la web, y siempre que el producto o servicio lo permita es muy recomendable optar por este formato. Aun así, el uso de las notas y ruedas de prensa sigue siendo de gran utilidad para complementar a los viajes, ya que permiten dar información fiel y contrastada sobre una situación concreta a una determinada selección de medios de una forma más habitual.”
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