¿Quién decide si una nota de prensa recibida en la redacción de un medio de comunicación se acaba convirtiendo en una noticia? Solemos atribuir esta potestad a los periodistas, redactores de sección o incluso al director del medio. Aunque lo cierto es que, antes de llegar a estas figuras, hay un perfil que juega un papel muy importante a la hora de filtrar y seleccionar los comunicados de prensa que llegan a la redacción. Esta persona es el gatekeeper, el guardián de las notas de prensa.
Nos referimos al “gatekeeper”, que puede adoptar diferentes denominaciones (secretario de redacción, coordinador editorial, editor, etc.) pero en todos los casos asume la misma responsabilidad: decidir si tu nota de prensa va a la papelera o es interesante para el medio. Conoce mejor esta figura y cómo superar dicho filtro al enviar notas de prensa.
¿Qué es el gatekeeper en periodismo?
El “gatekeeper” (literalmente, “portero” o guardián en inglés) es una figura poco conocida por el público, pero muy importante para el funcionamiento interno de las organizaciones periodísticas. Según la definición de la Universitat Oberta de Catalunya, se trata de «las personas que, en los medios de comunicación, son los encargados de seleccionar, individual o colectivamente, las noticias que aparecerán publicadas».
¿Y qué tiene que ver esto exactamente con el envío de notas de prensa a los periodistas?
Pues esta función adquiere una gran importancia si tenemos en cuenta que un periodista o un medio de comunicación reciben decenas de comunicados de prensa al día. La tarea de realizar un primer filtrado de esta información para valorar qué notas de prensa parecen interesantes y cuáles no, recae en la llamada figura del gatekeeper.
Tradicionalmente, esta función la llevaban a cabo los llamados “secretarios de redacción” o “coordinadores editoriales”, que eran los encargados de buscar y seleccionar temas de interés para los redactores. Debido al fuerte recorte de las plantillas de los medios de comunicación, en muchos casos estas tareas han pasado a ser asumidas por los propios periodistas, jefes de redacción o sección, o incluso becarios en prácticas.
En cualquier caso, la relevancia del gatekeeper no ha disminuido. Al contrario, con el auge de las plataformas de envío de notas de prensa, la cantidad de comunicados que reciben las redacciones se ha multiplicado exponencialmente. Y la mayoría no acaban superando el primer filtro. Tal y como decía Llorenç Gomis, uno de los maestros del periodismo en nuestro país: “Por cada noticia que se publica, nueve van a la basura”.
¿Cómo superar el filtro del gatekeeper?
Por esta razón, a la hora de enviar una nota de prensa, es necesario tener muy presente la figura del gatekeeper y hacer todo lo posible para superar este filtro inicial. A continuación hallarás algunos consejos basados en nuestra experiencia con los medios.
Encuentra a tus ‘gatekeepers’ y mantén su contacto activo
Es fundamental que sepas quiénes son tus ‘gatekeepers’ y los medios donde trabajan (para ello, también debes tener claro a qué medios te diriges) así como qué posición ocupan en la cadena de mando. Ellos son los encargados de validar tu nota de prensa para que entre en el consejo de redacción y tenga la oportunidad de estar entre los posibles temas a cubrir por el medio; los que pueden hacer que entre en ‘previsiones’ y que pueda publicarse. Llámales cuando tengas algún tema que consideres que les puede interesar -o que te interese a ti o a tu cliente en especial-; mantén su contacto activo y las vías de comunicación siempre abiertas con ellos así como su correo y teléfono actualizados. Deben ocupar un lugar privilegiado en tu lista de contactos de prensa.
Difunde noticias, no publicidad
Para tener la oportunidad de salir en los medios de comunicación, es necesario enviar notas de prensa con contenido de interés, relevante y actual. Los comunicados que son poco más que publicidad encubierta acaban irremediablemente en la papelera. Y, lo que es peor, pueden hacer que el responsable de filtrar los mensajes ignore o bloquee los futuros envíos de la misma empresa. Para este tipo de contenidos, los medios ofrecen otras opciones más adecuadas como los publirreportajes o el contenido patrocinado.
Segmenta bien tus envíos
Muchos servicios de envío de notas de prensa se basan en ofrecer la difusión al mayor número posible de contactos. Pero es un error. Si mandas información a un medio o un periodista sobre un tema que no es de su ámbito, lo único que estarás haciendo es spam.
Asegúrate de trabajar con una plataforma de envío de notas de prensa que te permita segmentar adecuadamente tus envíos por criterios como sector, tema o geografía. De este modo, te asegurarás de llegar a los medios que pueden publicar la información.
No dupliques los envíos
Tampoco es una buena idea enviar la nota de prensa a todos los contactos que tengas registrados de un mismo medio, con la esperanza de que alguno abrirá y leerá el mensaje. Los medios suelen tener redactores especializados en diferentes temas y solo si mandas la información al contacto adecuado existen posibilidades de que te hagan caso.
En las bases de datos de periodistas más completas, como la de sprai, puedes ver los perfiles y especialidades de los diferentes contactos. Así es fácil encontrar al redactor especializado en la materia de tu comunicado para incluirle en la lista de distribución.
Elige un asunto relevante
Como en cualquier mensaje de correo electrónico, el asunto que elijas para el envío de tu nota de prensa es esencial a la hora de aumentar las opciones de que lo abran y lean. Por lo general, es recomendable poner un asunto similar al titular de la nota de prensa, o incluso un poco más llamativo, para superar el primer filtro de la apertura del mensaje.
Olvídate de usar asuntos engañosos, poco informativos o que prometen algo que luego no cumplen (el denostado clickbait). Con un profesional que dedica varias horas de su jornada a revisar y descartar mensajes, este tipo de trucos no funcionan y son una receta segura para que no haga caso de ninguna otra información que le envíes en el futuro.
Explica lo importante primero
Uno de los errores habituales al redactar una nota de prensa es escribir el texto pensando en los lectores. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el destinatario no es el público, sino el periodista al que se la envías. Luego ya se encargará de darle el formato y tono más adecuado para llegar a su audiencia, que seguro conoce mejor que nadie.
En este sentido, asegúrate de seguir una estructura de nota de prensa profesional, en la que la información más relevante aparezca al principio del texto en orden de importancia. Así facilitas el trabajo de decidir si el contenido es interesante y adecuado. Además, es muy importante adaptar la nota de prensa al tipo de medio que la recibirá.
Haz un seguimiento del envío
En el pasado, tras enviar una nota de prensa, era habitual llamar a todas las redacciones para consultar si la habían recibido y si pensaban publicar la información. Hoy en día, esto no es muy recomendable porque genera rechazo y hay otras alternativas mejores.
Por ejemplo, con la plataforma de notas de prensa de sprai puedes ver en tiempo real quién ha abierto y leído tu comunicado de prensa, si ha accedido a los materiales adjuntos, si ha confirmado su interés, etc. También tienes acceso a sus datos de contacto por si quieres enviarle un mensaje o llamarle para ofrecerle información adicional.
Comunica con regularidad
Aunque la figura del “gatekeeper” proceda de un símil con el mundo del fútbol, en la comunicación a medios no se trata de “colar un gol”, sino de establecer una relación de confianza entre tu marca y los periodistas a los que te diriges. Esto implica enviar regularmente información que consideres que les puede interesar, hacer un seguimiento, revisar lo que publican o no y ajustar tus notas de prensa en función de los resultados.
De esta forma, cuando un gatekeeper reciba una nota de prensa tuya, le echará un vistazo antes que a las de otros remitentes a los que no conoce y la pasará al redactor que ya sabe que ha publicado anteriormente informaciones sobre este tema o empresa.
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