Evitar errores en el envío de notas de prensa. Todos los que nos dedicamos a la comunicación vivimos la experiencia, al menos una vez, de enviar una nota de prensa esperando cierto impacto y difusión entre los medios y no recibir ninguna respuesta. La nota ha pasado desapercibida o si ha tenido alguna repercusión, no ha llegado ni por asomo a nuestras expectativas. ¿Qué hemos hecho mal?
El éxito de una nota de prensa depende de muchos factores. Algunos de ellos no están en nuestras manos como, por ejemplo, los hechos de actualidad que puedan suceder el mismo día o el estado de ánimo y de salud del periodista con el que contactamos. Pero hay factores que sí que dependen de nosotros, como redactar bien el contenido de la nota, realizar un buen envío y, sobre todo, evitar algunos errores frecuentes. ¡Los repasamos a continuación!
1. Enviar una nota sin interés periodístico
Uno de los aspectos más importantes en una nota de prensa es que tenga un buen enfoque y destaque una idea novedosa, ya sea la creación de una nueva app, la publicación de un libro, el crecimiento de una empresa, etc. Uno de los errores más frecuentes, en este sentido, es querer poner mucha información y que el texto acabe siendo confuso para el periodista, sin saber muy bien cuál es la noticia. Otro error es destacar un hecho que no es actual o que no aporta ninguna novedad. No podemos mandar una nota explicando lo que hace nuestra empresa sin más, hay que dedicar un tiempo a pensar qué hecho podemos destacar para que interese a los medios de comunicación.
2. Poner un título demasiado largo o confuso
El título es lo primero que leen los periodistas y en muchos casos de éste depende que sigan interesados o no en el comunicado. Por lo tanto, una vez sepamos qué idea queremos destacar o cómo vamos a enfocar la nota, el siguiente paso es pensar un buen titular. Un error común es querer poner mucha información en el titular y que sea demasiado largo o confuso. O querer ser muy creativos pero que no se entienda. En realidad, cuanto más sencillo, breve y concreto, mejor. También es importante que contenga la idea principal de la nota, es decir, que responda a las preguntas “quién” y “qué”. Podemos aprovechar los destacados o subtítulos para añadir información complementaria, como el “cuando” y el “donde”.
3. No dejar claro el remitente
Para los periodistas es muy importante saber quién envía la nota de prensa, ya que les ayuda a contextualizar la información, por eso hay que dejarlo claro en el asunto o, por ejemplo, añadiendo el logo arriba de la nota de prensa. En este sentido, es muy recomendable añadir al final del comunicado un párrafo sobre nuestra empresa o entidad, sobre todo si aún es poco conocida o es la primera vez que contactamos con un periodista. Podemos explicar brevemente su historia y los objetivos que nos hemos marcado.
4. Utilizar un lenguaje demasiado publicitario
Cuando redactamos nuestro comunicado hay que tener claro que los destinatarios son periodistas, en ningún caso clientes o usuarios de nuestra empresa o servicio. Enviar publicidad, aunque sea de manera encubierta, puede provocar que en otra ocasión ya no tengan en cuenta un comunicado con este remitente. En esta línea, es fundamental que la nota de prensa esté redactada en 3ª persona y que sea objetiva, es decir, que no contenga opiniones ni valoraciones. También hay que evitar que se confunda con una newsletter, siguiendo siempre una estructura adecuada.
5. Equivocarse en los datos de convocatoria
Una de las cosas más relevantes a la hora de redactar una convocatoria de prensa es poner el lugar, la hora y el motivo en un sitio visible y claro. Hay que evitar errores en los datos o ambigüedades que puedan llevar a confusión, ya que esto puede convertirse en el motivo de una escasa asistencia a nuestro acto.
6. Adjuntar imágenes de mala calidad
En las notas de prensa es recomendable adjuntar como mínimo una imagen para que los periodistas la puedan utilizar para ilustrar el artículo. Pero alerta, no cualquier imagen es válida. Debe ser en alta resolución, sobre todo si nos interesa que lo publiquen diarios de papel, y no incluir logos o eslóganes publicitarios. Para las páginas web, siempre es mejor que las imágenes sean horizontales. Si se trata de una imagen donde aparecen personalidades, deberemos indicar el nombre de éstas con un pie de foto. Cuando incluyamos vídeos o audios, para las televisiones y las radios, también es importante que sean de buena calidad.
7. No poner enlaces
Hoy en día todos los negocios disponen de una página web, que en muchas ocasiones funciona como carta de presentación. Es aconsejable añadirla en nuestra nota de prensa, para que los periodistas puedan acceder de forma rápida y se hagan una idea de nuestra empresa u organización y del servicio que ofrecemos. Además les puede servir para ampliar la información de forma cómoda y eficiente –siempre y cuando tengamos una buena página web–. Y no hay que olvidar que las visitas a ésta siempre van bien para mejorar la visibilidad online. Si lo creemos necesario, también podemos incorporar el enlace de nuestras redes sociales.
8. Cuidar poco el diseño
Lo más importante para los periodistas es la relevancia de la información, pero aún así no debemos descuidar el diseño, ya que puede facilitar la lectura y transmitir una buena imagen de nuestra empresa. Por ejemplo, es importante destacar el titular, que la letra del texto no sea ni muy grande ni muy pequeña, no hacer párrafos demasiado largos, poner pequeños títulos dentro de la nota de prensa para ordenar el contenido, etc. Por el contrario, utilizar las mayúsculas, las negritas, poner demasiados enlaces o redactar la nota en forma de lista puede dificultar la lectura y dar sensación de publicidad.
9. Realizar una mala segmentación
Podemos redactar una nota excelente pero si no la enviamos a los medios y periodistas adecuados no servirá de nada. Por eso, realizar una buena selección de destinatarios es tan importante como cuidar el contenido y el diseño del comunicado. Debemos seleccionar solo aquellos periodistas o medios que cubren nuestro tema y las zonas geográficas afectadas. Enviar la nota de prensa a periodistas o medios con los que no encaja nuestro tema, puede ser contraproducente y perjudicar nuestros próximos envíos.
10. Olvidar incluir una persona de contacto
Los periodistas reciben muchísimas notas de prensa todos los días, así que debemos intentar facilitar al máximo su trabajo para tener más probabilidades de difusión. Añadir el contacto de alguien de la empresa –normalmente el nombre, mail y teléfono del responsable de comunicación– es indispensable para que los periodistas puedan contactarle en el caso de necesitar ampliar la información o hacer una entrevista. Puede que decidan no publicar la información o dedicarle menos espacio si no pueden acceder fácilmente al contacto. En esta línea, también es importante que la persona de contacto esté disponible y sea rápida a la hora de responder a las peticiones de los periodistas.
