Seguro que alguna vez has visto al portavoz de una empresa hablar ante los medios y has pensado “¡Qué bien lo hace!”. O quizás has notado que se muestra en tensión, a la defensiva o no sabe muy bien qué decir. ¿Sabes cuál es la diferencia? La formación. Te contamos en qué consiste la formación de portavoces o media training y te damos consejos básicos para representar a tu empresa ante los medios de comunicación.
¿Qué es un media training o formación de portavoces?
Conocida en la jerga del sector como “media training”, la formación de portavoces o entrenamiento de medios consiste en aprender las habilidades básicas para hablar en nombre de una empresa delante de los periodistas, no solo en entrevistas o ruedas de prensa, sino también en contactos por teléfono, correo electrónico, etc. El objetivo principal de este entrenamiento es preparar a los portavoces para representar de manera adecuada a la empresa, institución o entidad para la que trabajan ante los medios, ya sea en situaciones rutinarias, entrevistas o eventos planificados, o en momentos de crisis.
En esencia, se trata de fortalecer las habilidades de comunicación de los portavoces, para que puedan desenvolverse con confianza y eficacia frente a los periodistas. Este tipo de formación no se limita únicamente a los altos directivos, sino que también puede ser útil a cualquier miembro de una organización que tenga la necesidad de interactuar con los medios de comunicación como, por ejemplo, expertos en temas específicos.
Tradicionalmente, el media training estaba enfocado principalmente a saber cómo actuar ante las cámaras y micrófonos de los medios de comunicación. Sin embargo, hoy en día existen muchas más situaciones en las que las marcas se relacionan con los medios y comunicadores, como es el caso de los podcasts y las redes sociales. Por eso, los servicios de formación de portavoces cada vez son más necesarios en las empresas.
¿Cómo se hace un media training?
Los media training los imparten profesionales especializados en comunicación y relaciones públicas, ya sea a través de agencias especializadas o como servicios de consultoría independientes. Estos expertos se encargan de diseñar programas que están especialmente adaptados a las necesidades específicas de la empresa y sus portavoces.
Durante el media training, los participantes suelen recibir orientación sobre diversos aspectos, como técnicas de entrevista, manejo de crisis, comunicación no verbal, construcción de mensajes clave y adaptación al tono y estilo de los distintos medios.
Aunque el programa de media training puede variar, generalmente incluye:
- Introducción al panorama de los medios con los que trata la empresa.
- Funcionamiento de los medios: organización, rutinas, cierres, ediciones, etc.
- Definición de mensajes clave y argumentarios para los medios.
- Técnicas de comunicación verbal: tono y volumen de voz, respiración, etc.
- Técnicas de comunicación no verbal: apariencia, gestos, expresividad, etc.
- Formatos de contactos presenciales con los medios: entrevistas, ruedas de prensa, declaraciones, participación en eventos, pódcasts, etc.
- Formatos de contactos no presenciales con los medios: llamadas telefónicas, correos electrónicos, cuestionarios, notas de prensa, convocatorias, etc.
- Modos de divulgación de información: exclusivas, embargos, off the record…
- Gestión de redes sociales: perfil personal vs. profesional, etiqueta respecto a los comentarios y publicaciones, interacción con otros usuarios, etc.
- Comunicación de crisis y gestión de preguntas difíciles/situaciones hostiles.
Además, durante la formación a medios se llevan a cabo prácticas simuladas de diversas situaciones mediáticas, como entrevistas o apariciones ante las cámaras, para que los participantes tengan la oportunidad de aplicar lo aprendido en un entorno controlado.
Dado que los media trainings pueden requerir una o dos jornadas, no es conveniente esperar a que surja una oportunidad con los medios de comunicación para llevarlos a cabo. En lugar de eso, muchas empresas organizan este tipo de formaciones cuando ponen en marcha una estrategia de comunicación a medios. También es habitual que formen parte de los procesos de incorporación de los nuevos directivos o portavoces.
Consejos para portavoces en los medios
Si tu empresa o marca no puede permitirse por ahora un media training profesional, aquí tienes algunos consejos prácticos para actuar como portavoz delante de los medios.
Investiga previamente
Antes de realizar cualquier intervención en medios de comunicación, es conveniente investigar el medio, el periodista y el tipo de público al que te diriges.
Prepara tus mensajes
Define los mensajes que quieres transmitir y piensa cómo comunicarlos de la forma más clara y concisa para conectar con el público. Si es necesario, prepara unas breves notas.
Cuenta una historia
El storytelling, o narración de historias, es una técnica muy eficaz para llegar a los medios. Convierte tus mensajes en una historia con planteamiento, nudo y desenlace.
Grábate y estúdiate
Un buen ejercicio para perder el miedo a los medios y mejorar tus habilidades de comunicación es grabarte con el móvil para luego verte en pantalla y escuchar tu voz.
Mantén el control
Nunca pierdas los nervios ni improvises ante los medios. Si en algún momento no sabes qué decir, es mejor acordar con el periodista el envío de una respuesta más adelante.
No subestimes ningún medio
Aunque se trate de una publicación local, especializada o de escasa difusión, un medio de comunicación siempre es un altavoz valioso para tu marca y conviene valorarlo.
Dirígete a la audiencia
Recuerda que el objetivo no es convencer o cautivar al periodista con el que estás tratando, sino hacer llegar tus mensajes al público para el que trabaja.
Practica siempre que puedas
No desestimes ninguna oportunidad de salir en los medios. Los medios locales, blogs, pódcasts y similares son una buena forma de practicar tus habilidades de comunicación.
El envío de notas de prensa suele ser el primer paso para establecer relaciones con los medios de comunicación que te permitirán aplicar estas habilidades. A medida que los periodistas se acostumbran a recibir las novedades de tu empresa, surgen oportunidades editoriales más específicas como solicitudes de declaraciones, cuestionarios, entrevistas, invitaciones a participar en reportajes, etc. Además, los comunicados de prensa ya suelen reflejar el tono y los mensajes corporativos a transmitir en estas interacciones.
¿Quieres salir en los medios? Empieza por enviar una nota de prensa, consúltanos.
