Escoger bien los destinatarios de nuestras notas y convocatorias de prensa es clave para que éstas consigan un buen impacto y difusión. Una información novedosa e interesante puede quedarse sin cobertura por no haber realizado una buena segmentación. Así mismo, enviar la información a medios o periodistas que no cubren la temática de nuestra nota de prensa puede ser contraproducente y afectar a comunicados futuros. ¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de hacer la segmentación? ¡Os lo contamos!
Piensa en los destinatarios…
Antes de empezar a preparar un comunicado de prensa, ya sea una nota o una convocatoria, es importante tener claro que nuestros destinatarios son los periodistas y no los consumidores o clientes finales. Es decir, no hay que “venderles ninguna moto”, sino explicar de forma precisa la novedad que queremos difundir. La nota de prensa debe estar siempre redactada en 3ª persona y de forma objetiva, sin valoraciones u opiniones, y evitar que el formato visual se pueda confundir con una newsletter o un artículo de blog.
Reflexiona sobre los medios…
Una vez tenemos esta idea clara, debemos plantearnos a qué tipo de medios puede interesar el tema de nuestro comunicado. En este paso debemos ser muy realistas con la relevancia y el interés de nuestra información. Es decir, si se trata de una noticia local no podemos esperar que lo publiquen los medios estatales. Si la noticia es muy especializada y no es muy novedosa, seguramente no saldrá publicada en los grandes medios generalistas. ¡Esto no significa que no podamos ser optimistas e intentar conseguir la máxima difusión posible!
Investiga…
Como hemos visto escoger correctamente los destinatarios es tan importante como la redacción del comunicado, por eso hay que dedicar tiempo a pensar e investigar qué medios acostumbran a publicar temas similares al nuestro. Si conocemos mejor nuestros destinatarios –las diferentes secciones de un diario, suplementos, programas especializados de TV y radio, etc.– podremos redactar y enfocar mejor nuestras notas de prensa y, por supuesto, hacer una selección de periodistas más cuidada.
Personaliza…
Siempre que sea posible, también es recomendable hacer un envío personalizado, como mínimo a aquellos medios que creemos que nuestro tema podría encajar más, y también escribir personalmente a aquellos periodistas que conocemos de ocasiones anteriores. Dedicar tiempo a darnos a conocer a los periodistas –sin atosigar–, ser atentos y, en resumen, establecer una buena relación con ellos, también nos ayudará a obtener resultados más positivos con nuestros comunicados.
Haz un seguimiento…
Finalmente, es muy importante hacer un seguimiento del envío. ¡Nada de mandar la nota de prensa y olvidarnos de ella! En este sentido, sprai nos permite ponernos en contacto de nuevo con los periodistas que han mostrado interés con nuestro comunicado. Lo podemos hacer por nuestra cuenta, ya que disponemos de sus datos de contacto, o a través de la plataforma con la herramienta “mandar recordatorio”. Y no nos olvidemos de estar pendiente de las publicaciones y apariciones en los medios…
¿En qué te ayuda sprai a la hora de escoger los destinatarios para tus notas de prensa?
sprai nos permite hacer una segmentación temática, geográfica y de tipo de medios. Es decir, escoger por un lado las etiquetas temáticas que estén relacionadas con nuestras notas de prensa, y por el otro, el área geográfica de interés, como España, comunidades autónomas, municipios, etc. Finalmente, también nos permite escoger si queremos enviar la nota a medios generalistas o especializados, y de qué tipo: radio, televisión, diario digital, revista…
Además cuenta con un sistema de inteligencia artificial que ayuda a hacer la segmentación de forma automática. El programa ‘lee’ la nota de prensa y escoge, entre más de quince mil destinatarios que forman la base de datos, aquellos que pueden estar interesados en publicarla. Aun así es recomendable completar el proceso de segmentación manualmente para asegurarnos que nuestro comunicado se envía a los destinatarios que queremos. A continuación os explicamos cómo hacerlo paso a paso:
Segmentación temática
En este apartado el sistema ya nos selecciona algunas etiquetas temáticas a partir del texto de nuestra nota de prensa. Pero manualmente podemos eliminar y añadir hasta tres más que creamos que tienen relación con la nota a través de un buscador. Hay etiquetas generales de secciones (cultura, sociedad, economía, política…) y más especializadas, como por ejemplo: “Sociedad / Ciencia, investigación, avances científicos”, o “Cultura y espectáculos / Danza”, etc. Para escoger bien, debemos pensar en qué secciones creemos que podría encajar nuestra información. Si se trata de la publicación de un libro, por ejemplo, seleccionaremos la etiqueta general de “cultura y espectáculos” y luego “Cultura y espectáculos / Literatura / Libros, narrativa, poesía, lecturas, ensayo”.
Segmentación geográfica
En esta sección, el programa nos permite escoger los medios según el área geográfica que cubren: locales, comarcales, provinciales, en una comunidad autónoma o región o estatales. Añadiremos los medios estatales de España si se trata de un hecho que puede ser de interés general, ya sea porque no tiene un espacio geográfico determinado o por la relevancia del tema. En relación con las comunidades autónomas, las podemos seleccionar todas si el tema es de interés general y muy relevante o solo aquellas que están relacionadas de alguna manera con nuestra nota de prensa.
Respecto a los medios provinciales, comarcales y locales los seleccionaremos solo en el caso de que se trate de una noticia que afecte a estos ámbitos territoriales en concreto. También podemos añadirlos si se trata del lugar de origen de una persona importante en la información. Por ejemplo, en el caso que nuestra nota tratara de un artista barcelonés que realiza una exposición en Madrid, podríamos añadir Barcelona y Madrid. Y depende de la relevancia de la exposición, también podríamos añadir Cataluña.
Aquí también debemos tener en cuenta en qué idioma hemos redactado la nota de prensa. Por ejemplo, en el caso de querer mandarla a los medios de Cataluña está bien valorar si vale la pena escribir la nota de prensa también en catalán. Y lo mismo en el caso de quererla enviar a Galicia, el País Vasco o Asturias en que tendremos en cuenta si compensa redactarla en gallego, euskera o asturiano respectivamente.
Tipos de medio
Según la temática y el enfoque de nuestra nota de prensa, debemos valorar si ésta interesará solo a los medios especializados o también a los generalistas. Nos puede ayudar pensar si nuestra noticia puede interesar al público general –medios generalistas– o solo a los profesionales o aficionados al tema –especializados–. Cuando se trata de un nuevo producto –de belleza, automoción, náutica, etc.– por ejemplo, suele ser de interés solo para los medios especializados. También los temas muy técnicos o muy concretos sobre una materia.
- También debemos escoger el tipo de medio según su canal, ya sea diario, televisión, radio, etc. En este apartado debemos tener en cuenta, a parte del tema, el material gráfico y de audio del que disponemos. Para que las radios o televisiones se interesen por la noticia, ésta debe incluir vídeos y/o audios en buena calidad, o presentar un tema realmente muy novedoso y curioso. En cambio, medios como los diarios digitales o las agencias de comunicación pueden hacerse eco de más información. Aun así, siempre es recomendable añadir como mínimo una imagen en alta resolución.
Selección final de los destinatarios
en este último paso, sprai nos permite seleccionar todos los destinatarios disponibles de nuestra segmentación o escoger solo los que nos interesen. Lo podemos hacer de manera manual, clicando a la casilla de cada uno de los contactos, o utilizando la herramienta que nos deja poner el numero de destinatarios que queramos –por ejemplo, adaptado a nuestro pack– y automáticamente el programa elige los contactos con más porcentaje de interés. También podemos añadir contactos propios. Escoger los destinatarios de nuestras notas de prensa es clave para su éxito, y con sprai es más fácil.
