Cómo hacer el seguimiento de una nota de prensa

Para conseguir que tu empresa sea noticia, no basta con enviar una nota de prensa a una base de datos de medios de calidad como la que te ofrece sprai. Hay una segunda parte igual de importante que a menudo olvidamos y que tiene un impacto directo a la hora de conseguir un número adecuado de publicaciones: el seguimiento de la nota de prensa.

No importa si envías tu nota de prensa a miles de destinatarios: si no realizas un buen seguimiento de medios posterior, las posibilidades de que sea publicada son reducidas. Además, si no haces el seguimiento, es posible que no detectes algunos de los impactos que hayas conseguido, por lo que tu clipping estará incompleto y no podrás medir correctamente el retorno de la inversión que has realizado en acciones de comunicación.

A continuación veremos los dos principales sistemas para hacer el seguimiento de un comunicado de prensa: el seguimiento por correo electrónico y el seguimiento telefónico con los periodistas y medios a los que se ha enviado. Finalmente, hablaremos de las funcionalidades que ofrece sprai para facilitar el seguimiento de notas de prensa.

Cómo hacer el seguimiento de una nota de prensa por correo electrónico

Los medios de comunicación reciben centenares de notas de prensa cada día, por lo que es fácil que no vean alguno de los muchos comunicados que les envían las empresas, profesionales, agencias de comunicación y marketing, etc. Cuando el envío de notas de prensa se realiza de forma manual, creando un correo electrónico colectivo con los contactos de los medios a los que queremos llegar (siempre hay que hacerlo en copia oculta y con permiso previo para enviarles comunicaciones), es imposible saber si un periodista ha recibido la nota de prensa a menos que haya respondido afirmativamente.

Por lo tanto, para hacer el seguimiento de una nota de prensa por correo electrónico se puede enviar un segundo mensaje solicitando confirmación de que la información ha sido recibida y leída. En este caso, es conveniente destacar por qué consideras que tu nota de prensa es interesante para el medio al que la has enviado y para sus lectores, con objeto de ayudar a “vender” la noticia al periodista con el fin de que valore su publicación.

Antes de hacerlo, sin embargo, es necesario eliminar de la lista de envío los medios que ya hayan publicado la noticia o que hayan respondido a la comunicación inicial. De esta forma, evitarás molestarles innecesariamente con un segundo mensaje. En este sentido, hay medios que envían automáticamente una notificación confirmando la correcta recepción de los mensajes, lo cual facilita mucho el seguimiento de medios.

Aunque enviar un mensaje de confirmación es un sistema sencillo, fácil de llevar a cabo y que puede ahorrarte parte del trabajo de seguimiento con periodistas, lo más habitual es que la mayoría de los contactos sigan sin responder a los mensajes. Así que tendrás que recurrir al otro método que veremos a continuación: el seguimiento telefónico.

Ventajas del seguimiento por e-mail

• Facilita el seguimiento de envíos con muchos destinatarios.
• Requiere poco tiempo y esfuerzo.

Desventajas del seguimiento por e-mail

• Es probable que tampoco obtengas respuesta.
• El envío de mensajes de confirmación puede saturar al contacto.

Cómo hacer el seguimiento de una nota de prensa por teléfono

El segundo sistema para hacer el seguimiento del envío de una nota de prensa es llamar directamente al medio e intentar hablar con el periodista al que has enviado la nota de prensa para averiguar si la ha recibido, si la ha leído y si le parece interesante.

Lógicamente, este sistema requiere tiempo, esfuerzo y paciencia para tener éxito.

En primer lugar, tienes que conseguir el número de teléfono del medio o periodista al que quieres llamar. Lo ideal es tener la extensión directa o el teléfono móvil del contacto. Pero, si no es así, puedes localizar el teléfono de la centralita de la mayoría de medios en el pie de su página web, en la sección de contacto.

El segundo paso consiste en localizar al periodista por teléfono, lo cual no siempre resulta sencillo. A menudo, muchos de ellos pasan gran parte del día en ruedas de prensa, entrevistando a sus fuentes o trabajan parte del tiempo en casa. Lo ideal es llamar a primera hora de la mañana, de 9 a 12 horas, que es cuando los periodistas suelen estar en las redacciones revisando el correo electrónico (por eso esa franja suele ser la mejor hora para enviar una nota de prensa).

Antes de conseguir hablar con el periodista, es posible que tengas que superar algunos filtros dentro del propio medio. Como es comprensible, los periodistas reciben muchas llamadas a lo largo del día y no siempre pueden o quieren atenderlas todas. Por eso tienes que tener preparado un pequeño argumentario que te ayude a superar estos filtros, del tipo “Soy X de la empresa Y, quería hablar con Z para confirmar que ha recibido una información que le enviamos ayer por correo electrónico”.

Si has enviado la nota de prensa a una dirección genérica del medio, no a un periodista en concreto, entonces tienes que pedir que te pongan con el secretario/a de redacción, coordinador de redacción o simplemente “la persona que recibe los mensajes enviados al e-mail XXXX”. Algunos medios cuentan con esta figura especializada que se encarga de recepcionar y filtrar la información, para luego asignarla a un redactor especializado.

No insistas demasiado

Cuando finalmente consigas hablar con el periodista deseado, no es recomendable preguntar directamente si ha recibido tu nota de prensa y si piensa publicarla. En lugar de eso, es mejor presentarte, pedirle si ha podido revisar la información, comentarle por qué has pensado que podría interesarle y ofrecerte a ampliar el envío con cualquier dato o material adicional que pueda necesitar, incluida una entrevista con el portavoz de tu empresa si fuera preciso. De este modo, el motivo de la llamada es “ayudar” al periodista, lo cual será mucho mejor recibido que si parece que le estás “presionando” para que publique.

El seguimiento de medios no es telemarketing

Recuerda: el seguimiento de medios no es telemarketing. No se trata de llamar a un periodista tras otro para preguntarle si ha recibido tu nota. En lugar de eso, hay que adaptar los mensajes en función del tipo de medio (prensa, radio, televisión, etc.), el sector y el perfil del contacto con el que hablas (periodista, redactor especializado, etc.)

Ventajas del seguimiento por teléfono

• Permite el contacto directo con los periodistas.
• Facilita generar nuevas oportunidades como entrevistas.

Desventajas del seguimiento por teléfono

• Requiere dedicar muchas horas a las llamadas.
• Algunos periodistas prefieren que no les llamen.

Cómo sprai facilita el seguimiento de notas de prensa

Además de ofrecer la mejor base de datos de medios, periodistas, blogueros e influencers para el envío de notas de prensa sin hacer spam ni infringir las normativas de privacidad, la plataforma de sprai ofrece varias funcionalidades que facilitan el seguimiento de los medios. Estas son especialmente útiles para ahorrarte tareas manuales que consumen mucho tiempo, así como las duplicidades en el seguimiento.

En primer lugar, al enviar una nota de prensa con sprai, podrás ver en todo momento qué contactos han abierto tu nota de prensa, si han hecho clic en los enlaces a los materiales adjuntos (como imágenes o documentos) y cuáles han mostrado interés en ella. Esto te permite hacer una primera valoración de la acogida que ha recibido el comunicado y centrar los esfuerzos de seguimiento en los medios que están interesados. Asimismo, en los envíos puedes añadir tus propios contactos de periodistas o medios.

También es posible ver el detalle de la actividad del receptor (hora de envío, hora de lectura y hora en que ha hecho clic en los adjuntos) para valorar las interacciones que ha generado el envío de la nota de prensa. Por ejemplo, si un contacto ha abierto tu nota de prensa y ha hecho clic en los enlaces, pero no ha publicado nada, es posible que necesite algún dato adicional y puede ser una buena idea contactarle para ampliar la información.

La mejor herramienta para hacer el seguimiento de tu envío

Tanto para los medios que han mostrado interés como para los que no, la plataforma sprai te permite enviar un recordatorio desde el mismo sistema, con un mensaje personalizado y adjuntando de nuevo la nota de prensa si lo consideras necesario. Esto aumenta las posibilidades de recibir respuesta al envío por parte del medio o periodista.

Otra funcionalidad integrada en sprai es el acceso a los datos de contacto de cada medio o periodista al que has enviado la nota de prensa: nombre y apellidos, cargo, teléfono, e-mail de contacto y dirección. De este modo, te facilita enormemente realizar el seguimiento telefónico o por correo electrónico de las notas de prensa enviadas.

Finalmente, sprai también te permite determinar el estado del seguimiento de cada contacto (pendiente de contactar, contactado y pendiente respuesta) para organizarte mejor y evitar duplicar tareas o tener que llevar un registro aparte de lo que hagas. Puedes también escribir un comentario que se guarda de las gestiones que realices.

Sin duda, el seguimiento de las notas de prensa es la parte más ingrata de todas las tareas que implica el envío de un comunicado de prensa. Sin embargo, resulta esencial hacerlo para aumentar las posibilidades de publicación y asegurarte de detectar toda la cobertura e impactos logrados con tu nota de prensa. Con las funcionalidades de seguimiento de medios que ofrece sprai, esta tarea es mucho más fácil, rápida y eficaz.

Descubre por qué sprai no solo es el mejor servicio de envío de notas de prensa, sino también el que te permite hacer un seguimiento más completo. ¡Pruébalo!