Una de las malas prácticas más extendidas en el envío de notas de prensa es pensar que, cuanto mayor sea la cantidad de destinatarios de un comunicado, mejores serán los resultados que obtendremos. Este enfoque no solo es ineficaz, sino que también puede dañar la reputación del remitente al saturar a los periodistas con información irrelevante.
Hay que tener siempre presente que los comunicados de prensa de una empresa o institución no siempre interesan a todo el mundo por igual. Por ello, la clave está en realizar una segmentación adecuada para seleccionar los destinatarios de notas de prensa. Y es que apostar por una comunicación segmentada y de calidad es esencial para captar el interés de los medios y construir relaciones de confianza duraderas con los periodistas.
¿Qué es la segmentación de notas de prensa?
La segmentación de notas de prensa consiste en dividir una base de datos de contactos en grupos específicos para el envío de información relevante a los destinatarios. Tal y como nos recuerdan varios expertos en comunicación corporativa en este artículo, la segmentación resulta fundamental para que el envío de notas de prensa sea efectivo.
No tiene sentido enviar información sobre un tema financiero a un periodista especializado en deportes o cultura, del mismo modo que una información local del norte de España raramente tendrá interés para un medio del sur del país. Este tipo de errores no solo reduce el interés por las notas de prensa que envías, sino que puede hacer que los periodistas asocien tu marca con spam, lo cual te cerrará las puertas a obtener cobertura.
Por eso, segmentar correctamente los destinatarios de una nota de prensa es clave para maximizar el impacto de las acciones de comunicación. En lugar de apostar por envíos masivos e indiscriminados, una estrategia de segmentación bien planteada permite:
- Personalizar los mensajes según los intereses y necesidades de cada periodista o medio, aumentando la relevancia de la información.
- Construir relaciones de confianza con los periodistas, ya que percibirán que las comunicaciones enviadas son pertinentes y cuidadas.
- Optimizar los recursos al centrar los esfuerzos de comunicación en aquellos contactos con mayores posibilidades de interesarse por el tema.
En definitiva, una segmentación adecuada no solo mejora las probabilidades de obtener cobertura mediática, sino que también mejora la recepción de los propios comunicados.
Criterios para segmentar los destinatarios de una nota de prensa
Una segmentación efectiva para enviar notas de prensa implica clasificar a tus contactos en función de una serie de criterios relevantes. Estos son los principales que puedes usar.
1. Segmentación temática: agrupa a los medios y los periodistas según los temas que cubren. Por un lado, están los medios especializados en todo tipo de sectores (desde cultura hasta maquinaria agrícola), que solo tienen interés en recibir notas de prensa de su ámbito. Por el otro lado, hay los medios generalistas, que tratan todo tipo de temas.
Para ello, cuentan con redactores y colaboradores especializados a los que dirigirse en función del tema del comunicado. Por ejemplo, una nota sobre un avance científico debe enviarse a periodistas especializados en ciencia, tecnología o salud, mientras que una noticia cultural interesará a redactores de literatura, cine o arte. Consulta el staff de cada medio para asegurarte de que el contenido que quieres enviar llega a las personas adecuadas y asegúrate de elegir temas para notas de prensa que interesan a los periodistas.
2. Segmentación geográfica: ajusta el enfoque según la relevancia territorial de la información. Si la noticia es de ámbito local, prioriza los medios regionales o comarcales para los que puede tener interés. En cambio, en el caso de eventos de relevancia nacional o internacional, elige medios de mayor alcance. A menudo, es adecuado adaptar la nota de prensa en función del ámbito geográfico al que va destinada; por ejemplo, si se trata de una encuesta o un estudio de mercado, se pueden enviar notas de prensa a los medios de cada ciudad destacando los resultados obtenidos en el ámbito de su municipio o región.
Además, puede ser interesante redactar la nota de prensa en los idiomas cooficiales, como el catalán, euskera o gallego, para poder llegar a los medios de estas comunidades autónomas; o en inglés, si se quiere llegar a medios internacionales o sus corresponsales.
3. Segmentación por tipo de medio: otro criterio relevante de segmentación es distinguir entre prensa, radio, televisión y medios digitales, ya que cada tipo de soporte tiene requerimientos específicos y diferentes formas de transmitir la información. Por ejemplo, las televisiones priorizan materiales audiovisuales de alta calidad, como vídeos y audios, para captar la atención de sus audiencias. En cambio, la prensa impresa y digital necesita imágenes en alta resolución que complementen el contenido escrito y aumenten su impacto visual. Por su parte, la radio busca audios claros y concisos que puedan ajustarse a sus formatos. Entender estas diferencias y adaptar los materiales para adjuntar a la nota de prensa según el tipo de medio incrementa notablemente las probabilidades de difusión.
4. Segmentación por perfil del destinatario: en algunos casos, puede ser necesario segmentar en función del perfil al que se desea enviar la nota de prensa. Por ejemplo, cuando se trata de notas relacionadas con comunicación de crisis, posicionamientos ante los medios y otras cuestiones delicadas, suele ser aconsejable centrarse en los perfiles con mayor capacidad de decisión dentro de cada medio (directores, redactores jefes, responsables de sección, etc.) porque son quienes definen la línea editorial a seguir.
También hay que tener en cuenta los nuevos tipos de medios y comunicadores, como pueden ser los blogs, pódcast, influencers o comunidades online. Aunque no se trata de los destinatarios más habituales de las notas de prensa, incluirlos en la estrategia de distribución con un comunicado adaptado a sus necesidades puede dar buenos resultados.
Cómo funciona la segmentación de destinatarios en sprai
Sprai.io es una plataforma para el envío de notas de prensa que facilita la segmentación de los comunicados para obtener los mejores resultados en tus acciones de comunicación.
En primer lugar, permite subir comunicados de prensa en español, catalán e inglés, por lo que los medios solo recibirán las notas difundidas en el idioma que han seleccionado.
Tras cargar la nota de prensa en la plataforma, la inteligencia artificial de sprai sugiere una primera segmentación temática con etiquetas basadas en el texto del comunicado. Por ejemplo, si la nota de prensa trata sobre la puesta en marcha de una nueva fábrica de productos químicos, la herramienta propondrá categorías como Economía, Empresas o Sector químico. Es posible eliminar las etiquetas que no sean relevantes o añadir nuevas etiquetas hasta asegurarte de que la nota se envía a las categorías temáticas adecuadas.
A continuación, la plataforma permite elegir a qué tipos de medios quieres enviar la nota de prensa. Por ejemplo, diarios, televisiones, radios, agencias de noticias, medios digitales… También tienes la opción de seleccionar blogs y redes sociales para hacer llegar la información a medios no convencionales e influencers. Eso sí, ¡recuerda que el comunicado debe estar adaptado para estos perfiles para que les resulte atractivo y útil!
En el siguiente paso puedes realizar una segmentación geográfica, seleccionando los medios en función del país (España, Andorra o México) y su ámbito territorial: nacional, autonómico, provincial o local/comarcal. Te da la posibilidad de elegir las comunidades autónomas, provincias o municipios específicos a los que quieres llegar con tu nota de prensa, lo cual resulta especialmente útil si envías versiones locales de tus comunicados.
Las opciones de segmentación de destinatarios de sprai no terminan aquí, ya que en el siguiente paso se muestra una lista de los medios y contactos incluidos en las categorías temáticas y geográficas previamente seleccionadas. No solo indica el medio, sino también el nombre del receptor, con la opción de pulsar en su ficha para ver más detalles; por ejemplo, el cargo o las temáticas por las que ha mostrado interés en recibir notas de prensa. Este ofrece una total visibilidad sobre la lista de destinatarios de la nota de prensa, para seleccionar a los más relevantes y poder preparar mejor la fase de seguimiento.
Finalmente, en el último paso antes de programar el envío de tu nota de prensa, verás el total de destinatarios que recibirán el comunicado según la segmentación temática, geográfica y por tipo de medio. Cuanto más amplias sean las opciones elegidas, mayor será la lista de receptores. Aunque recuerda lo que decíamos al principio: en el envío de comunicados de prensa, ¡la relevancia de los contactos es más importante que la cantidad!
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