¿Vas a enviar una nota de prensa mediante un servicio de distribución a medios como sprai? ¡Asegúrate de que todo está correcto, porque una vez enviada, no hay marcha atrás! Para ayudarte a verificar que no te dejas ningún paso, te ofrecemos esta lista de comprobaciones a realizar antes del envío de un comunicado de prensa a los medios.
Contenido
¿Has elegido un tema adecuado para tu nota de prensa?
Es importante tener en cuenta que las notas de prensa no son publicidad y los medios no tienen ninguna obligación de publicar la información que les envías. Para asegurarte de que la tengan en cuenta, elige uno de los temas para notas de prensa que despiertan el interés de los medios. ¡Hay muchas posibilidades para que tu empresa sea noticia!
¿Has puesto un titular y un asunto atractivo a tu comunicado?
El asunto del correo electrónico y el titular de la nota de prensa son dos elementos clave para captar la atención de los periodistas y conseguir que abran y lean tu comunicado. Puedes usar el mismo texto en ambos, pero a veces es recomendable poner un asunto más llamativo para aumentar las aperturas y un titular más informativo en la nota.
¿Has incluido subtítulos en tu nota de prensa?
Los subtítulos ayudan al periodista a confirmar que la nota de prensa que le envías resulta de su interés. Procura incluir 2-3 subtítulos con ítems informativos relevantes, siguiendo la clásica estructura periodística de la pirámide invertida (pon los datos más importantes en el titular y el resto en los subtítulos de la nota, en orden descendiente).
¿Has escrito una entradilla adecuada?
El primer párrafo de tu nota de prensa determinará si el periodista sigue leyendo o la descarta. Debes sintetizar los aspectos más importantes de la noticia, que luego se desarrollarán en el resto de los apartados. Idealmente, la entradilla debería responder a las famosas 6 W del periodismo: qué, quién, cuándo, dónde, por qué y cómo. Si lo deseas, en sprai podemos redactar o revisar tu nota de prensa antes de su envío.
¿Tiene tu nota de prensa una estructura profesional?
Como ya vimos cuando hablamos de cómo redactar una nota de prensa profesional, lo ideal es que no sean excesivamente cortas ni largas (unas dos páginas), con párrafos de 4-6 líneas, titulillos, negritas y otros elementos que faciliten la lectura visual (es decir, poder leer el texto por encima para localizar rápidamente la información importante).
¿Has incluido citas del portavoz?
Las citas de los portavoces son un elemento presente habitualmente en las notas de prensa profesionales. Aunque finalmente no las incluyan en la noticia, permiten a los periodistas comprender mejor la visión de la empresa sobre la noticia y reflejarla en el texto. Generalmente se recomienda una cita de un solo portavoz, indicando su nombre completo y cargo, de no más de 3-4 líneas y bien señalizada (con comillas o cursiva).
¿Has añadido un “Acerca de” tu empresa?
En la parte final de la nota de prensa, es aconsejable añadir un breve resumen de la empresa o institución que envía el comunicado. Explica quién eres, qué haces, desde cuándo y ofrece algunos datos como países en los que estás presente, número de clientes y empleados, facturación en el último ejercicio, etc. Esta información es útil para que los periodistas puedan complementar la nota de prensa y conocer mejor a tu empresa.
¿Has indicado un contacto de prensa?
Es fundamental que al final de la nota de prensa incluyas los datos de contacto de una persona que esté disponible para atender las solicitudes de información, imágenes, declaraciones, etc. de los periodistas. Piensa que trabajan a contrarreloj, por lo que es vital saber cómo responder a las solicitudes de los medios o perderás la oportunidad.
¿Has traducido la nota de prensa a otros idiomas de interés?
La plataforma de sprai te ofrece la posibilidad de enviar la nota de prensa en varios idiomas, para llegar por ejemplo a los medios que se publican en catalán o en inglés. Es ideal para ampliar el número de medios en los que puedes salir con tu nota de prensa, sobre todo si va destinado a una comunidad o región que cuenta con su propia lengua.
Materiales
¿Has puesto enlaces en la nota de prensa?
Puedes incluir uno o varios enlaces en tu comunicado de prensa para ampliar la información, pero no hay ninguna garantía de que los medios vayan a mantenerlos en sus textos (por eso es un error confiar únicamente en las notas de prensa para SEO). Procura que no haya muchos enlaces (1-3) y que estén configurados para abrirse en una nueva ventana. Si los periodistas los pulsan, no perderán de vista tu nota de prensa.
¿Has incluido imágenes de buena calidad para acompañar la nota de prensa?
En un mundo cada vez más visual, las imágenes de calidad son vitales para aumentar las posibilidades de conseguir que publiquen tu nota de prensa. Es recomendable incluir 2-3 imágenes en alta resolución de las instalaciones de tu empresa, portavoces, productos, etc. que los periodistas puedan descargar y adaptar fácilmente a sus necesidades.
Con el gestor de notas de prensa de sprai resulta más fácil, ya que puedes subir archivos de alta resolución a la nube, de modo que los periodistas descarguen únicamente las imágenes que necesitan, en lugar de enviar un correo electrónico con pesados adjuntos.
¿Has incluido archivos de audio o vídeo?
Si tu nota de prensa va destinada principalmente a radios o televisiones, es muy recomendable adjuntar fragmentos de audio o vídeo que puedan aprovechar para incluir en sus emisiones. Al igual que las imágenes, deben tener una realización profesional.
¿Has adjuntado la nota de prensa en Word y/o PDF?
Aunque la nota de prensa vaya en el cuerpo de mensaje, es recomendable adjuntarla también en formato Word o PDF para facilitar el trabajo de los periodistas a la hora de leerla, imprimirla o copiar y pegar la información que necesiten en un editor de textos.
En cambio, no es recomendable adjuntar archivos en otros formatos como Winzip, Pages, Ilustrator, Indesign, etc. ya que no todos los destinatarios disponen del software necesario para abrirlos y eso podría dificultar que tengan acceso al contenido adicional.
Segmentación
¿Has seleccionado las temáticas adecuadas para tu nota de prensa?
El sistema de inteligencia artificial de sprai te sugiere automáticamente las temáticas más relevantes para tu comunicado a partir del texto del envío. Puedes eliminar las que no consideres relevantes o añadir hasta 3 más. Elegir bien la temática te permitirá segmentar mejor tu envío para que llegue a los periodistas y medios a los que les puede interesar, en lugar de hacer spam enviando la nota de prensa a toda la base de datos.
¿Has indicado el ámbito geográfico de tu nota de prensa?
sprai te permite acceder a una base de datos de más de 15.000 periodistas, medios, bloggers e influencers de España y Andorra. Con las funciones de segmentación geográfica, puedes seleccionar los países, comunidades autónomas y provincias a cuyos medios quieres llegar. Elige un ámbito geográfico relevante para tu información, porque si la mandas a medios de otros lugares, simplemente no les interesará y la desecharán.
¿Has elegido los tipos de medios adecuados para tu nota de prensa?
Con sprai, puedes elegir entre una amplia variedad de medios: generalistas o especializados, diarios, radios, televisiones, medios digitales, blogs y redes sociales… Haz una buena selección del tipo de medios al que quieres llegar con tu comunicado para aumentar las posibilidades de que publiquen la información y llegar a tu público.
¿Has añadido tus propios contactos para la distribución?
Aunque la base de datos de sprai es muy completa y se actualiza constantemente, es posible que tengas contactos en medios especializados o de tu zona a los que te gustaría incluir en la distribución de la nota de prensa. Con sprai, puedes añadir tus propios contactos a la lista de distribución y recibirán el comunicado cuando lo envíes.
Distribución
¿Has elegido una fecha y hora adecuadas para enviar tu comunicado?
Según un estudio que realizamos a partir de los datos de nuestra plataforma, los mejores días para enviar una nota de prensa son entre semana (martes, miércoles y jueves). Por su parte, las horas más adecuadas para enviar comunicados de prensa son a primera hora de la mañana, entre las 8 y las 11 horas. Si envías tu nota en otro momento, es posible que muchos periodistas no la vean antes del cierre de la edición o pieza; y si lo haces a final de semana, puede reducir el número de publicaciones del comunicado. La agenda de los medios es frenética y la información de la semana pasada ya no es noticia…
¿Has realizado un envío de prueba de tu nota de prensa?
Antes de programar el envío, te recomendamos realizar un envío de prueba a tu propia dirección de correo electrónico. Así podrás ver cómo recibirán los periodistas la nota que vas a enviar con sprai, comprobar que las imágenes y archivos adjuntos funcionan correctamente, detectar cualquier posible error, etc. Ten en cuenta que, una vez enviada, no es posible modificar la nota de prensa, por lo que si has omitido algún dato o se te ha colado algún fallo, ya no se puede corregir. ¡Más vale asegurarse de que está perfecta!
¿Tienes todo listo para realizar el seguimiento de tu nota de prensa?
Desde el momento en el que se inicie la distribución, en la plataforma de sprai puedes ver qué medios han abierto la nota de prensa, han hecho clic en los enlaces y han confirmado su interés. Esta información resulta muy útil para hacer el seguimiento con los medios interesados, así como recopilar las publicaciones y preparar el clipping de prensa. Además, es posible que algunos medios se pongan en contacto directamente contigo para pedir información adicional, así que debes estar pendiente para responder.
